Авансовые отчеты

Документ предназначен для регистрации информации об использовании подотчетным лицом выданных ему денежных средств.

Документ может быть создан на основании Заявки на командировку.

Денежные средства подотчетному лицу могут быть выданы как наличными (документ Расходный кассовый ордер), так и путем перевода денежных средств на банковский счет подотчетного лица (Списание безналичных денежных средств).

Расходы подотчетных лиц могут отражаться следующими документами:

Приобретение товаров и услуг с видом операции Закупка через подотчетное лицо;
Приобретение электронных билетов отражаются документом Электронный билет с операцией Через подотчетное лицо;
Остальные расходы, которые несет подотчетное лицо, вносятся в документ Авансовый отчет.

Подробное описание приведено в статье Сценарий работы с авансовыми отчетами https://its.1c.ru/db/utdoc#bookmark:AccountablePersons:ScriptsToWorkWithAdvanceReports
Авансовый отчет
https://its.1c.ru/db/utdoc#bookmark:AccountablePersons:RegulationsOfDocumentAdvanceReport
Формирование авансового отчета в разрезе нескольких валют
https://its.1c.ru/db/utdoc#bookmark:AccountablePersons:MultiCurrencyAdvanceReport
Авансовый отчет по командировке
https://its.1c.ru/db/utdoc#bookmark:CommandStaff:CommandStaff7
Сторнирование Авансового отчета
https://its.1c.ru/db/utdoc#bookmark:AccountablePersons:RegulationsOfDocumentAdvanceReportStorno

Проверка контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Дополнительные материалы на ИТС

Расшифровка полей списка авансовых отчетов

Расшифровка полей рабочего места авансовых отчетов (страница Авансы)

Отбор авансовых отчетов по организации

Ввод авансового отчета

Оформление выдачи наличных денежных средств при перерасходе

Перечисление безналичных денежных средств на расчетный счет в случае перерасхода

В списке авансовых отчетов выводятся следующие данные:

• Дата - дата оформления авансового отчета.
• Номер - номер авансового отчета.
• Подотчетное лицо - подотчетное лицо, от имени которого оформлен авансовый отчет.
• Израсходовано - общая сумма израсходованных денежных средств по предоставленному авансовому отчету.
• Отклонено - сумма, не принятая к отчету.
• Валюта - валюта, в которой оформлен авансовый отчет;
• Статус - статус документа (утвержден или подготовлен),
• Организация - организация, от имени которой оформлен авансовый отчет;
• Назначение аванса - целевое использование выданных денежных средств, например, приобретение ценностей, оплата услуг и т.д.

В рабочем месте авансовых отчетов выводятся следующие данные:

• Подотчетное лицо - подотчетное лицо, от имени которого оформлен авансовый отчет.
• Цель выдачи - статья движения денежных средств, в разрезе которой производится выдача денежных средств и отчет
• Выдано - остаток выданных авансов у подотчетного лица.
• Просрочен отчет - просроченная сумма к отчету.
• Перерасход - сумма превышения по авансовому отчету над выданными денежными средствами.
• Валюта - валюта, в которой оформлен авансовый отчет;
• Организация - организация, от имени которой оформлен авансовый отчет;

Следует обратить внимание на особенность отражения авансов у подотчетных лиц, введенных документом Ввод начальных остатков. Данные авансы будут также отражены в колонке Просрочен отчет, так как по этим авансам нет информации о дате отчета по ним.

В списке авансовых отчетов в полях быстрого отбора укажите: конкретное подотчетное лицо и организацию. Для указания информации о подотчетном лице можно ввести фамилию подотчетника, а для выбора организации указать её ИНН или краткое наименование.

Если авансовые отчеты с подотчетником оформлялись в различных валютах, то можно дополнительно установить отбор по валюте подотчетника.

• В полях быстрого выбора списка авансовых отчетов укажите организацию, от имени которой будет оформляться авансовый отчет, подотчетное лицо, по которому он регистрируется и валюту, в которой документ будет оформляться.
• Нажмите на кнопку Создать.
• Будет создан новый авансовый отчет, в котором будет заполнена информация о подотчетнике, организации и валюте в соответствии с введенными настройками в списке.

Если на предприятии ведется планирование (контроль) расходов денежных средств, то данная операция должна быть оформлена следующим образом: на основании авансового отчета вводится заявка на расходование денежных средств, а затем на основании утвержденной заявки на расходование денежных средств оформляется расходный кассовый ордер.

• В рабочем месте Авансовые отчеты, закладка Авансы выберите подотчетное лицо, организацию, с которой работает подотчетное лицо, валюту, в которой был оформлен авансовый отчет в разрезе определенной цели (если ведется учет по целям).
• Нажмите на кнопку Оформить.
• Выберите из списка Выдачу перерасхода наличными. Будет создан новый документ Расходный кассовый ордер.

Оформление данной операции имеет смысл только в том случае, если на предприятии не контролируется расход денежных средств. В противном случае, на основании авансового отчета оформляется документ Заявка на расходование денежных средств, а затем на основании утвержденной заявки, оформляется документ перечисления денежных средств на расчетный счет подотчетника.

• В рабочем месте Авансовые отчеты, закладка Авансы выберите подотчетное лицо, организацию, с которой работает подотчетное лицо, валюту, в которой был оформлен авансовый отчет в разрезе определенной цели (если ведется учет по целям).
• Нажмите на кнопку Оформить.
• Выберите из списка Перечисление перерасхода по безналичному расчету. Будет создан новый документ Списание безналичных денежных средств.

У документов Списание безналичных денежных средств, Расходный кассовый ордер, Заявка на расходование средств, введенного из рабочего места авансовых отчетов, устанавливается вид хозяйственной операции Выдача подотчетнику.