Ввод данных для расчета общего среднего заработка

В таблице представлены данные, исходя из которых в документе рассчитывается средний заработок. Эти данные определяются программой автоматически согласно ранее зарегистрированным в ней начислениям.

Если эксплуатация программы только начинается, и данные не были перенесены из других программ, то их можно ввести вручную непосредственно в эту таблицу. Веденные данные будут сохранены и будут учитываться при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника.
Подробнее см. далее в разделе Ввод и редактирование недостающих данных.

Согласно законодательству, расчет среднего заработка отличается:


Поэтому в зависимости от того, в каком документе и для какого начисления рассчитывается средний заработок, при его расчете будут использованы соответствующие данные о времени и правила расчета.

Расчет среднего заработка для пособий, финансируемых ФСС, согласно законодательству, производится по другим правилам – см. расчет среднего заработка для больничных и пособий по уходу за детьми.

Расчетный период

Заполнение сведений о заработке

Заполнение сведений о времени

Для отпусков и их компенсаций

Для других случаев

Заполнение сведений о премиях

Сведения о времени для частичного учета премий

Сведения об индексации заработка сотрудников

Ввод и редактирование недостающих данных

Расчет среднего заработка

Учтено заработка всего за расчетный период

Учтено времени всего за расчетный период

Учет среднего заработка по статьям финансирования

Настройка учета начислений в среднем заработке

Расчетный период

По умолчанию расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.
Если согласно коллективному договору предусмотрен расчетный период другой длительности, то его можно задать вручную непосредственно при расчете.
В этом случае для того чтобы при каждом расчете не требовалось задавать период вручную, в карточке соответствующего начисления на закладке Основное можно изменить продолжительность расчетного периода с принятых по умолчанию 12 месяцев на любую другую.
Тогда при расчете среднего заработка для этого начисления требуемый период будет заполняться автоматически, но при этом останется возможность его изменить.

Расчетный период может также потребоваться изменить вручную, если сотрудник не имел в нем начисленной зарплаты и отработанных дней, но в предшествующее расчетному периоду время имел.

Если средний заработок рассчитывается в месяце приема сотрудника на работу, то в расчетный период включается этот месяц. В этом случае имеется возможность указать данные для расчета за этот месяц вручную. Подробнее см. далее в разделе Ввод и редактирование недостающих данных.

Заполнение сведений о заработке

Сумма выплат за каждый месяц расчетного периода заполняется автоматически в строке Общий заработок ранее зарегистрированными в программе начислениями. Начисления включаются по периоду, за который они начислены (а не в котором).
Включать то или иное начисление в расчет среднего или не включать определяется программой автоматически, в соответствии с законодательством, с учетом назначения начисления.
Например, включается повременная оплата труда и надбавки (оплата по окладу, оплата по часовому тарифу и т.п.) и не включаются компенсационные выплаты.
Подробнее о настройках учета начислений в среднем заработке см. далее в одноименном разделе.

Суммы премий в расчете среднего заработка могут учитываться особым образом, см. далее в разделе Заполнение сведений о премиях.

Заполнение сведений о времени

Отработанное в каждом месяце время заполняется также автоматически в соответствии с ранее зарегистрированными в программе начислениями.

Для отпусков и их компенсаций

При расчете среднедневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях и выплаты компенсации за такие отпуска, используется показатель Отработано дней (календ.). Он отражает число календарных дней, приходящихся на время, отработанное в месяце.

При его заполнении учитываются периоды, за которые произведены начисления, выполняемые за работу полную смену в пределах нормы времени (оплата по окладу, оплата по часовому тарифу и т.п.).

За полностью отработанные месяцы, т.е. в которых выполнялись такие начисления, и не регистрировалось исключаемое из расчетного периода время (документами Отпуск, Больничный лист и д.р.), показатель Отработано дней (календ.) будет совпадать с количеством календарных дней в этом месяце. При расчете среднедневного заработка для таких месяцев будет использован коэффициент 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Если месяц был отработан не полностью, т.е. наряду с начислением за работу полную смену регистрировалось исключаемое из расчетного периода время (документами Отпуск, Больничный лист и д.р.), то показатель Отработано дней (календ.) будет заполнен числом календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. При расчете среднедневного заработка для неполных месяцев будет использован коэффициент 29,3*Отработано дней (календ.)/Календарных дней в месяце.

Пример. За месяц расчетного периода Март 2014 был начислен отпуск с 04.03.2014 по 10.03.2014. За оставшиеся периоды (01.03.2014 – 03.03.2014 и 11.03.2013 – 31.03.2013) начислена оплата по окладу. Продолжительность периодов, на которые приходится отработанное время, в календарных днях – 3 и 21 соответственно. Поэтому за Март 2014 в качестве Отработано дней (календ.) будет учтено 24 дня. При расчете среднедневного заработка будет использован коэффициент 22,68 (29,3*24/31).

Согласно законодательству, время прогула и простоя по вине работника из расчетного периода не исключаются.

При расчете среднедневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях и выплаты компенсации за такие отпуска, используется показатель Отработано дней по шестидневной неделе. Он определяется аналогично показателю Отработано дней (календ.), однако вместо календарных дней используются дни по графику шестидневной рабочей недели (из числа календарных дней исключаются воскресенья и праздничные дни).

Для других случаев

При расчете среднедневного или среднечасового заработка для других случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, используются показатели Отработано дней или Отработано часов соответственно.
Среднечасовой заработок, согласно законодательству, используется для сотрудников, которым установлен суммированный учет рабочего времени. В программе это определяются по соответствующему признаку в графике, который назначен сотруднику на момент расчета.
Кроме того, среднечасовой заработок в программе используется для всех сотрудников при расчете внутрисменных (продолжительностью несколько часов в течение рабочего дня) начислений по среднему заработку, поскольку оплатить часы по среднедневному заработку не представляется возможным (законодательно вопрос перевода часов в дни неурегулирован).

При их заполнении учитывается отработанное время, зарегистрированное начислениями:

Заполнение сведений о премиях

Согласно законодательству, суммы премий и вознаграждений могут учитываться при расчете среднего заработка особым образом.
Если при настройке программы была выбрана возможность начислять премии (имеются начисления с назначением Премия), то помимо строки с общим заработком в таблице присутствуют строки для сумм премий.
Количество и состав строк зависит от того, какие именно виды премий настроены в программе – на закладке Средний заработок карточки премии уточняется, как она будет учитываться при расчете среднего заработка. Согласно этим настройкам и заполняются строки с соответствующими названиями:

По двойному щелчку на сумме премии (выделена другим цветом шрифта) или по кнопке Подробнее... контекстного меню можно открыть более подробную информацию о заполненной сумме премии, такую как продолжительность периода или год, за который начислена премия и др.

Сведения о времени для частичного учета премий

Законодательством предусмотрен особый учет в среднем заработке не только для годовых премий. Предусмотрен учет не полной суммы премии, а перерассчитанной пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, для премий, начисленных:

В программе такой перерасчет (уменьшение, нормирование) производится согласно разъяснениям соответствующих органов. А именно, с использованием:

Показатель Норма дней (по произв. календарю) заполняется по данным производственного календаря.
Показатель Отработано дней по пятидневной неделе заполняется аналогично рассмотренному ранее показателю Отработано дней (календ.), однако вместо календарных дней используются дни по графику пятидневной рабочей
недели (из числа календарных дней исключаются субботы, воскресенья и праздничные дни).

При расчете среднечасового среднего заработка для получения более точного результата нормирование премий производится с использование часовых показателей Отработано часов по пятидневной неделе и Норма часов (по произв. календарю).

Сведения об индексации заработка сотрудников

Согласно законодательству, при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в определенном порядке. В программе для такого повышения принят термин индексация.
Для того чтобы была возможность регистрировать индексацию и учитывать ее при расчете среднего заработка, необходимо выбрать соответствующую возможность в настройках расчета зарплаты.

Индексация, которая будет учитываться при расчете среднего заработка, в программе регистрируется документами:

Информация о зарегистрированных в программе индексациях, пришедшихся на расчетный период, отображается под таблицей с суммами. По ссылке Перейти к документами индексации заработка можно быстро получить доступ к зарегистрированным индексациям.

Согласно законодательству не все виды выплат повышаются при повышении среднего заработка из-за индексации. В связи с этим в карточке начисления на закладке Средний заработок предусмотрен флажок При расчете среднего заработка это начисление индексируется. Начисления, при регистрации которых этот флажок был установлен, будут учтены при повышении среднего заработка в процессе его расчета.

Если флажок был снят – суммы не будут учтены при повышении, т.е. будут учтены в таком размере, в котором были начислены, даже если проводилась индексация. Такие суммы выводятся в отдельных строках в т.ч. неиндексируемые для каждого вида заработка (строка отображается, если в программе предусмотрены неиндексируемые начисления такого вида).

Особенности учета индексации непосредственно при расчете среднего заработка рассмотрены далее в разделе Расчет среднего заработка.

Ввод и редактирование недостающих данных

Если эксплуатация программы только начинается, и данные не были перенесены из других программ, то их можно ввести вручную непосредственно в эту таблицу. Веденные данные будут сохранены и будут учитываться при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника.

Ввод и редактирование данных доступно только до месяца, в котором в программе было зарегистрировано первое начисление зарплаты или других начислений.
Для облегчения начального ручного ввода данных в этом случае доступна возможность их Дополнить по данным ФОТ по одноименной кнопке. При ее нажатии в месяцах, в которых сотрудник уже принят на работу, но зарплата ему в программе не начислялась, данные о суммах будут заполнены согласно плановому ФОТ сотрудника, а данные о времени – согласно плановому графику работу. После этого необходимо скорректировать данные в месяцах, в которых у сотрудника было отклонение от плана, либо фактические данные отличаются от предложенных программой по каким-то другим причинам.

Начиная с месяца, в котором в программе зарегистрировано начисление, ввод и редактирование данных недоступно. Предполагается, что за в месяцы, в которых в программе уже ведется учет, данные о начислениях и времени заполняются автоматически. Если автоматическое заполнение по какой-то причине не устраивает и требуется внести исправления в его результаты, рекомендуется устранить саму причину неправильного заполнения, а не ее последствия. Например, настроить начисление и зарегистрировать по нему требуемую сумму, правильно настроить график работы сотрудника и зарегистрировать начисление в пределах нормы времени с целью корректного заполнения сведений о времени и т.п.

Согласно законодательству, если сотрудник не имел начисленной зарплаты и отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, то средний заработок определяется либо из зарплаты за отработанную часть месяца, в котором сохраняется средний заработок, либо из его тарифной ставки (оклада), если такой зарплаты он не имел.
Поэтому если средний заработок рассчитывается в месяце приема сотрудника на работу, имеется возможность вручную ввести за этот месяц сумму заработка и отработанное время, исходя из которых требуется произвести расчет. При этом можно заполнить эти данные автоматически по кнопке Дополнить по данным ФОТ и при необходимости отредактировать.

В общем случае расчетная база среднего заработка для отпусков, командировок и т.п. и для пособий за счет ФСС (больничных, отпусков по уходу) может отличаться. Например, какие-то компенсации могут не учитываться при расчете среднего заработка отпусков, но в то же время они могут облагаться страховыми взносами, и поэтому учитываться при расчете среднего заработка для больничных. Однако в большинстве случаев эти расчетные базы могут совпадать, либо различаться незначительно лишь в некоторых месяцах.
Для устранения многократного ввода одних и тех же данных предусмотрен флажок Использовать эти же данные при расчете больничных, пособий по уходу за ребенком. Если он установлен, то вводимые вручную данные о заработке будут автоматически заполнены не только при расчете следующих отпусков, командировок и т.п. для этого сотрудника, но и при расчете больничных и отпусков по уходу за ребенком. При необходимости в них может потребоваться исправить лишь некоторые суммы.

В то же время, если в программе уже производились расчеты по среднему для этого сотрудника, и данные за некоторые месяцы вводились вручную, то они будут автоматически заполнены в текущем расчете.
Если такие данные вводились при расчете среднего заработка в больничном или отпуске по уходу за ребенком, и в них был установлен флаг Использовать эти же данные для отпусков, командировок и др., то такие данные будут также учтены.

Таким образом, предусмотрен следующий порядок автоматического заполнения данных для расчета среднего заработка:

Предусмотрена кнопка Перечитать – по ее нажатию все данные очищаются и заново считываются из базы.

Расчет среднего заработка

Общая формула расчета среднего заработка:

Средний заработок = Учтено заработка всего за расчетный период / Учтено времени всего за расчетный период

Результат округляется до двух знаков после запятой.

Далее рассмотрены особенности определения числителя (Учтено заработка всего за расчетный период) и знаменателя (Учтено времени всего за расчетный период) этой формулы.

Учтено заработка всего за расчетный период

Определение общей суммы учитываемого заработка зависит от того:

учитывается ли только общий заработок, или еще и премии
учитывается ли индексация

Если не учитываются ни премии, ни индексация, то сумма Учтено заработка всего за расчетный период определяется простым суммированием заработка из строки Общий заработок (сумма заработка за каждый месяц расчетного периода).

Далее рассмотрено, как учитываются премии и индексации при определении учитываемой суммы заработка.


Учет премий в общей сумме заработка


Суммы премий из соответствующих строк могут учитываться в составе общей суммы заработка Учтено заработка всего за расчетный период не в полном размере.

Во-первых, определяется показатель Доля премии как отношение:

Доля премии = Всего отработано для уменьшения премии / Норма для уменьшения премии

где числитель и знаменатель определяется как сумма показателей за каждый месяц расчетного периода из следующих строк:

Всего отработано для уменьшения премии – Отработано дней по пятидневной неделе или Отработано часов по пятидневной неделе;
Норма для уменьшения премии – Норма дней (по произв. календарю) или Норма часов (по произв. календарю).

Дни или часы используются в зависимости от того, какой средний заработок рассчитывается – среднедневной или среднечасовой. Результат округляется до 8 знаков после запятой.

Следующие суммы премий учитываются не полностью, а путем умножения на Долю премии:
все суммы премий из строк Премия, учитываемая частично и Годовая премия, учитываемая частично
те суммы премий из строк Премия, полностью учитываемая и Годовая премия, полностью учитываемая, дата начала базового периода которых выходит за рамки расчетного периода, т.е. меньше даты его начала или больше даты его окончания

Без уменьшения на Долю премии учитываются премии из строк Премия, полностью учитываемая и Годовая премия, полностью учитываемая, дата начала базового периода которых располагается внутри расчетного периода.

Во-вторых, для каждой суммы премии сравнивается количество месяцев расчетного периода с количеством месяцев ее базового периода. Если первое значение меньше второго, то определяется коэффициент премии как отношение:
Коэффициент премии = Количество месяцев расчетного периода / Количество месяцев премии
и соответствующая сумма премии дополнительно уменьшается путем умножения на Коэффициент премии.

Таким образом, в составе общей суммы заработка Учтено заработка всего за расчетный период, наряду с суммами из строк Общий заработок, в полном размере учитываются суммы премий из строк Премия, полностью учитываемая и Годовая премия, полностью учитываемая, только в том случае, если:
начало их базового периода располагается внутри расчетного периода;
длительность базового периода не превышает длительность расчетного.
В противном случае суммы премий учитываются в уменьшенном размере, путем умножения на Долю премии и/или Коэффициент премии.


Учет индексаций заработка


При повышении в расчетном периоде зарплаты по организации законодательством предусмотрено повышение выплат, учитываемых при расчете среднего, за предшествующие этому повышению месяцы.
Предусмотрено повышение на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок на ставки, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.
В программе коэффициенты повышения не рассчитываются каждый раз при расчете среднего заработка, а рассчитываются и сохраняются непосредственно при регистрации индексации. При расчете среднего заработка используются уже готовые коэффициенты индексации, которые в случае нескольких индексаций умножаются друг на друга.

Таким образом, если в расчетном периоде регистрировались индексации, то суммы из всех строк (общий заработок, все виды премий) за вычетом сумм из строк "в т.ч. неиндексируемые" учитываются в повышенном размере. Эти суммы за месяцы, предшествующие месяцу индексации, умножаются на коэффициент индексации этого месяца.

Пример.
Каждый месяц с января по март сотруднику начислялся оклад 10 000 руб.
В апреле произведено повышения заработка по организации, оклад сотрудника составил 15 000 руб. (коэффициент 1,5).
Новый оклад начислялся каждый месяц до сентября. В сентябре произведено очередное повышение, оклад составил 18 000 руб. (коэффициент 1,2). Новый оклад начислялся каждый месяц по декабрь.
Рассчитывается средний заработок, расчетный период – с января по декабрь.
За каждый месяц с января по март будет учтен заработок в размере 18 000 (10 000*1,5*1,2), с апреля по август также 18 000 (15 000*1,2), и с сентября по декабрь также 18 000.

Если в расчетном периоде помимо индексации по организации производилось изменение оклада сотрудника в индивидуальном порядке, то это изменение на учитываемые коэффициенты индексации влияния не оказывает.

Пример.
В рассмотренном выше примере оклад сотрудника был повышен также с 1 июня до 150 000 руб. в связи с переводом на высокооплачиваемую должность. В результате сентябрьской индексации с коэффициентом 1,2 его оклад увеличился до 180 000 руб.
При расчете среднего заработка:
за каждый месяц с января по март будет учтен заработок в размере 18 000 (10 000*1,5*1,2);
с апреля по май также 18 000 (15 000*1,2)
с июня по август 180 000 (150 000*1,2)
с сентября по декабрь также 180 000

Описанным выше образом учитывается индексация и в том случае, если они была произведена и зарегистрирована уже после расчетного периода, но до наступления случая, в связи с которым рассчитывается средний заработок.

Если же индексация произведена и зарегистрирована в период сохранения среднего заработка, то в программе она учитывается не при расчете среднего заработка, а при расчете непосредственно начисления, которое оплачивается по среднему заработку (отпуск, командировка и т.п.). В этом случае часть начисления со дня такой индексации дополнительно умножается на коэффициент индексации.

Учтено времени всего за расчетный период

Используемое в знаменателе формулы время определяется в зависимости от того, для чего рассчитывается средний заработок.

для отпуска в календарных днях или его компенсации:

1. за каждый месяц расчетного периода определяется количество учитываемых дней по формуле
29,3*Отработано дней (календ.)/Календарных дней в месяце
Для отпусков, начинающихся до 02.04.2014, вместо коэффициента 29,3 используется 29,4.

2. результат округляется до двух знаков после запятой

3. полученные для каждого месяца значения суммируются

для отпуска в рабочих днях или его компенсации – суммируются значения Отработано дней по шестидневной неделе за каждый месяц расчетного периода

для других случаев по дням – суммируются значения Отработано дней за каждый месяц расчетного периода

для других случаев по часам – суммируются значения Отработано часов за каждый месяц расчетного периода

Учет среднего заработка по статьям финансирования

Если в программе ведется учет по статьям финансирования, то расчетная база среднего заработка учитывается отдельно по этим статьям.

Пропорция определяется согласно тому, по каким статьям учитываются входящие в расчетную базу начисления.
По двойному щелчку на суммах заработка (они выделены другим цветом шрифта) или по кнопке Подробнее... контекстного меню можно открыть подробную информацию об их распределении по статьям финансирования.
Согласно этому распределению могут быть распределены и суммы непосредственно начислений, рассчитываемых исходя из среднего заработка. Для этого в карточке начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет должен быть установлен флажок Статья финансирования определяется по базе среднего заработка.

Настройка учета начислений в среднем заработке

Порядок учета начисления в расчете среднего заработка определяется в его карточке на закладке Средний заработок (раздел Расчет оплаты отпусков, командировок и др).

По назначению каждого начисления (указывается на закладке Основное) программа сама определяет, как оно должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. При этом возможности изменить определенный программой порядок учета начисления в общем случае не предоставляется.
Самостоятельное определение порядка учета начислений в среднем заработке возможно только для начислений с назначением Прочие начисления и выплаты. С таким назначением следует описывать только начисления, для которых в программе не предусмотрено подходящего назначения.

При расчете среднего заработка учитывается настройка, которая была установлена на момент регистрации начисления. Т.е. если изменить настройку начисления уже после его регистрации, оно будет учтено согласно настройке, с которой было зарегистрировано.

Предусмотрены следующие настройки:

Для удобства массового просмотра или редактирования указанных настроек в списке всех начислений предусмотрена кнопка Настройка НДФЛ, среднего заработка и др.