Журнал учета оригиналов первичных документов

Рабочее место предназначено для учета состояния оригиналов (или печатных форм) первичных документов.

При помощи рабочего места поддерживаются следующие возможности:

• Фиксация и хранение признака наличия оригиналов первичных документов, как по печатным формам, так и по общему признаку на документ.
• Фиксация и хранение признака наличия входящих, исходящих и двусторонних первичных документов. То есть можно контролировать все документы, по которым получены и не получены подписанные оригиналы первичных документов, также документы, которые еще не отслеживались.
• Фиксация сотрудника, установившего и изменившего состояние оригинала (или печатных форм) первичного документа, и фиксация даты, на которую выполнены последние изменения текущего состояния оригинала первичного документа.
• Изменение, отслеживание и контроль признака состояния оригинала первичного документа.

Поддерживается два режима отображения данных в журнале учета оригиналов:

• по документам – показываются виды документов, можно проконтролировать, изменить текущее состояние оригинала первичного документа.
• печатным формам - показываются виды документов, первичные документы и печатные формы (если имеются), можно проконтролировать, изменить как общее состояние оригинала документа, так и состояние каждой печатной формы первичного документа.

Для множественного изменения состояний документов можно использовать подменю команд Сосояние оригинала.
Для изменения состояния одного документа можно воспользоваться нажатием на гиперссылку с наименование состояния в колонке Состояние оригинала, выбрав в выпадающем списке необходимое состояние.

Уточнить состояние оригинала первичного документа можно по каждой печатной форме. Для этого необходимо выбрать пункт Уточнить по печатным формам, доступный в выпадающем списке значений колонки Состояние оригинала.

Оригиналу первичного документа присвоить окончательное состояние Оригинал получен можно следующими способами:

• сканированием штрихкода бумажного документа (если в системе используется подключаемое оборудование).
• нажатием на гиперссылку с наименованием состояния в колонке Состояние оригинала (выбрав необходимое состояние в выпадающем списке).

В журнале учета оригиналов также фиксируются последние изменения, внесенные текущим пользователем и дата, на которую выполнены эти изменения:

• Дата последнего изменения - дата и время, на которую установлено текущее состояние оригинала первичного документа (или печатных форм).
• Автор изменения - лицо, которое последним установило или изменило текущее состояние оригинала. В качестве ответственного лица устанавливается лицо, под которым пользователь работает в информационной базе.

Например, если пользователем была перезапущена печать какой-либо печатной формы документа, то дата последнего изменения будет зафиксирована в колонке Дата последнего изменения как для документа, так и для его печатной формы, по которой были изменения.

Вести учет наличия оригиналов первичных документов, контролировать состояния оригиналов первичных документов по общему состоянию документа можно в рамках журналов документов (например, в рамках журналов Документы продажи (все), Документы закупки (все)).

Состояние оригинала первичного документа отображается и в форме документа. При необходимости можно изменить состояние оригинала первичного документа по соответствующей гиперссылке, не выходя из формы докумена (например, в форме документа Реализация товаров и услуг).

По умолчанию новому документу присваивается состояние «Состояние оригинала неизвестно», которое можно изменить.