Авансовый отчет

Документ предназначен для регистрации информации об использовании подотчетным лицом выданных ему денежных средств.

Документ может быть создан на основании Заявки на командировку.

Денежные средства подотчетному лицу могут быть выданы как наличными (документ Расходный кассовый ордер), так и путем перевода денежных средств на банковский счет подотчетного лица (Списание безналичных денежных средств).

Расходы подотчетных лиц могут отражаться следующими документами:

Приобретение товаров и услуг с видом операции Закупка через подотчетное лицо;
Поступление денежных документов с видом операции Поступление денежных документов от подотчетного лица;
Приобретение электронных билетов отражаются документом Электронный билет с операцией Через подотчетное лицо;
Остальные расходы, которые несет подотчетное лицо, вносятся в документ Авансовый отчет.

Подробное описание приведено в статьях
Сценарий работы с авансовыми отчетами https://its.1c.ru/db/kadoc#bookmark:AccountablePersons:ScriptsToWorkWithAdvanceReports
Авансовый отчет
https://its.1c.ru/db/kadoc#bookmark:AccountablePersons:RegulationsOfDocumentAdvanceReport
Формирование авансового отчета в разрезе нескольких валют
https://its.1c.ru/db/kadoc#bookmark:AccountablePersons:MultiCurrencyAdvanceReport
Авансовый отчет по командировке
https://its.1c.ru/db/kadoc#bookmark:CommandStaff:CommandStaff7
Сторнирование Авансового отчета
https://its.1c.ru/db/kadoc#bookmark:AccountablePersons:RegulationsOfDocumentAdvanceReportStorno

Проверка контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Дополнительные материалы на ИТС

Основное

Закупки

Расходы

Оплата поставщикам

Конвертация валюты

Печать документа

Отражение расходов торгового представителя

На закладке указывается валюта, в которой производятся расходы подочетным лицом, либо признак, что отчет мультивалютный, если он оформлен в разных валютах.

Также в документе указывается, под какой вид деятельности производится закупка подотчетным лицом (реквизит Закупка под деятельность):

• Продажи, облагаемые НДС;
• Продажи, не облагаемые НДС;
• Продажи, облагаемые ЕНВД;
• Определяется распределением по видам деятельности;
• Продажи на экспорт.

В зависимости от значений реквизита по-разному происходит работа со входящим НДС по закупке: он в дальнейшем будет подлежать зачету или будет отнесен на расходы.

На закладке содержатся сведения о проведенных закупках подотчетным лицом.

На закладку можно подобрать закупочные документы или удалить их. Поля таблицы не редактируются.

На закладке отражаюстя документы закупки товаров и услуг, а также приобретения денежных документов.

Печатная форма АО-1 будет формироваться с учетом включенных в него документов закупки.

На данной закладке можно создать новый документ приобретенных ценнностей подотчетным лицом. Для этого предусмотрена команда Создать. Команда имеет следующие подкоманды:

• Приобретение товаров и услуг - закупка товарно-материальных ценностей подотчетным лицом;
• Поступление денежных документов - приобретение денежных документов;
• Электронный билет - бронирование электронного билета.

Расходы связанные с командировками (питание, проживание, проезд и т.д.) вводятся в авансовом отчете на закладке Расходы. По каждому виду расходов в табличную часть добавляется новая строка, в которой фиксируется сумма расходов и та статья расходов, на которую необходимо отнести расходы подотчетника, а также указывается контрагент, оказавший услуги.

• Сумма расхода вводится в той валюте, в которой регистрируется авансовый отчет, либо валюта указывается непосредственно, если отчет мультивалютный.
• Каждый расход подотчетника относится на определенную статью расходов. Выбор статьи расходов осуществляется из списка справочника Статьи расходов. Для быстрого ввода можно указать код или наименование статьи. После её выбора тип значения аналитики расходов устанавливается в зависимости от типа, определенного для выбранной статьи.

Кнопка Заполнить полученными авансами и билетами заполняет табличную часть:

• остатками авансов у подотчетного лица;
• забронированными билетами;
• забронированными местами проживания;
• забровнированными трансферами.

• Бронирования проездных документов, мест проживания и трансферов производится документом Бронирование.

НДС по расходам, которые отражаются документом, могут быть отнесены на расходы органиазции, либо могут быть принятыми к вычету по счет-фактуре, либо быть принятыми к вычету по бланкам строгой отчетности. Управление режимом работы с НДС определяется реквизитом Отражение в учете.

При списании НДС на расходы статья расходов и аналитика расходов определяются в учетной политике организации.

Информация о расходах фиксируется на закладке Оплата поставщикам. Указывается поставщик, которому подотчетник заплатил за ранее предоставленные услуги или оприходованные товары.

Информация о поставщике заполняется в двух полях Поставщик и Контрагент (юридическое или физическое лицо поставщика). После выбора поставщика, если для него определено одно юридическое (физическое) лицо, то информация в поле Контрагент заполняется автоматически. Если поставщик имеет несколько юридических (физических) лиц, то сначала вводится информация о контрагенте. Для быстрого ввода в поле ввода можно указать ИНН юридического (физического) лица поставщика. После указания контрагента информация о поставщике будет заполнена автоматически.

В поле Объект расчетов можно заполнить тот документ, в соответствии с которым производится оплата поставщику. Выбор объекта расчетов зависит от того, какой порядок расчетов установлен при работе с данным поставщиком.

• Если расчеты с поставщиком ведутся в рамках договора, то порядок расчетов (по договорам, по заказам или по накладным) определяется в договоре контрагента.
• Если договора не используются, то порядок расчетов определяется в соглашении с поставщиком.
• Если договора и соглашения не используются, то в качестве объекта расчетов можно выбрать заказ поставщику или документ поставки (например, Приобретение товаров и услуг), если он оформлен без заказа.

Информация о сумме, которую подотчетник оплатил поставщику вводится в поле Сумма с указанием валюты. Если необходима детализация оплаты по объектам расчетов (договора, заказы, накладные), то для каждого объекта расчета фиксируется отдельная строка с указанием суммы оплаты. В списке выбора показываются только те объекты расчетов, которые оформлены по той организации. При проведении авансового отчета будет зафиксирована оплата поставщику по конкретным договорам, заказам, накладным. Никаких дополнительных документов оформлять не требуется.

Кнопка Подобрать по остаткам позволяет подобрать в табличную часть остатки расчетов с поставщиками.

Авансовый отчет может оформляться в разных валютах. Для обеспечения данной функции необохдимо на закладке Основное установить переключатель в положение Мультивалютный.

На закладке Расходы появляется возможность конкретизировать валюту, в котрой производились расходы подотчетным лицом.

Если валюта проведения расходов отличается от той, в которой были выданы денежные средства подотчетному лицу, то операция конвертации денежных средств, произведенная подотчетным лицом, может быть отражена в авансовом отчете на закладке Конвертация валюты.

На закладке необходимо указать валюту, которая конвертировалась, и сумму конвертации в колонках Поменять - Валюта и Поменять - Сумма. Также нужно указать ту валюту, в которую произведена конвертация и сумму конвертации, соответственно, и указать их в колонках На - Валюта и На - Сумма. Курс конвертации при этом рассчитается исходя из курсов валют, заданных в системе на указанный день. Если прямых курсов между валютами не задано, то будет произведен косвенный расчет. При необходимости, курс конвертации можно изменить, при этом произойдет пересчет суммы конвертации, либо можно изменить сумму конвертации, курс при этом пересчитается автоматически. При проведении авансового отчета будут рассчитаны курсовые разницы и отражены на прочих доходах/расходах. Также при проведении авансового отчета будет инициирована процедура регламентной переоценки денежных средств у подотчетных лиц и переоценки будут произведены на конец месяца.

Для анализа остатков/перерасходов авансов, проведенных расходов и конвертации денежных средств предусмотрена гиперссылка в подвале документа, которая вызывает диалоговое окно с детализацией данных по валютам.

Кнопка Заполнить остатками ДС у подотчетника позволяет заполнить табличную часть произведенными расходами и остатками полученных авансов.

Для печати авансового документа нажмите на кнопку Печать в форме документа. Печать авансового отчета производится в соответствии с регламентированной формой АО-1.

При печати авансового отчета можно указывать назначение аванса и количество документов и количество листов в приложении для отображения этой информации в печатной форме авансового отчета (страница Для печати).

Для ввода информации о данных расходах необходимо оформить новый документ Авансовый отчет. Предварительно информация о торговом представителе, как о подотчетном лице, вводится в справочник Физические лица. Информация о расходах торгового представителя вводится на закладке Расходы.