Обмен электронными документами

Под обменом электронными документами в широком смысле понимается передача электронных сообщений контрагенту, которые по договоренности сторон предполагают определенные действия со стороны контрагента. Для реализации обмена электронными документами в широком смысле, в зависимости от задачи, могут использоваться различные механизмы. В этом разделе приводится краткий обзор возможностей этих механизмов, а также ссылки на подробное описание сервиса в соответствующих главах.

В узком смысле под обменом электронными документами понимается юридически-значимый оборот первичных документов учета, включая УПД, УКД, счета-фактуры. Эти документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

См. также https://its.1c.ru/db/edohandbook и подборку видеоуроков.

Сервис 1С:Бизнес-сеть обеспечивает удобное взаимодействия пользователей 1С:Предприятия друг с другом в качестве торговой площадки, на которой поставщики публикуют описание продаваемых ими товаров, а покупатели могут находить необходимые товары с помощью поиска и сформировать заказ. Это существенно упрощает взаимный поиск поставщиков и покупателей. Область поиска можно ограничить конкретным регионом. Также сервис позволяет использовать единый каталог товаров 1С:Номенклатура.

Другая задача, которая решается с помощью сервиса это обмен электронными документами без электронной подписи. С точки зрения программной реализации отправка и прием документов похожи на обмен электронными документами через оператора ЭДО, которые рассматриваются ниже в этом разделе. Отличие в том, что такой документооборот может применяться по взаимному согласию сторон для документов, форматы и правила обмена которых не регламентированы. Это позволяет быстро и бесконтактно принять документы в работу и отразить в информационной базе. При этом юридически-значимый обмен документов, форматы и порядок обмена которыми регламентирован: счетами-фактурами и УПД, может быть выполнен отдельно.

Подробное описание сервиса приведено в разделе Взаимодействие с партнерами с использованием сервиса «1С:Бизнес-сеть».

См. также описание сервиса 1С:EDI.

Сервис 1С:ДиректБанк предназначен для передачи в банк платежных документов и получения выписок по расчетному счету непосредственно из программы. Это позволяет отказаться от дополнительного программного обеспечения и обмена с ним, и как следствие повысить скорость и надежность обратки операций по расчетному счету.

Подробное описание сервиса приведено в разделе Сервис «1С:ДиректБанк» (прямой обмен с банком).

Сервис ЮKassa позволяет упростить взаиморасчетов между продавцом и покупателем, предоставляя альтернативу наличным расчетам, банковским переводам и эквайрингу от банка. В рамках сервиса предусмотрено выставление электронных счетов на оплату клиентам на основании документов Заказ клиента и Счет на оплату путем отправки электронных писем или с использованием других каналов связи и автоматическое получение информации по операциям оплаты.

Подробное описание сервиса приведено в разделе Интеграция с ЮKassa.

Электронная подпись используется для заверения электронных документов. Применение электронных подписей позволяет обмениваться с контрагентами юридически значимыми электронными документами. Возможность отправки электронных документов с электронной подписью определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование – Электронные подписи.

Настройки сертификатов и программ, используемых для подписания и шифрования, осуществляются в форме НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование – Настройки электронной подписи и шифрования.

Подробное описание настройки программы крипто-провайдера, установки сертификата электронной подписи на компьютер, а также настройки электронной подписи в прикладной конфигурации приведено в разделе «Подключение 1С-ЭДО» по ссылке https://its.1c.ru/db/edohandbook.

Настройка сертификатов подписей

Электронная подпись – реквизит электронного документа, с помощью которого можно удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания. Для установки подписи необходимо иметь сертификат ключа электронной подписи. Сертификат можно получить в удостоверяющем центре. Например, в удостоверяющем центре фирмы «1С» http://ca.1c.ru/. Только удостоверяющий центр может выдать юридически значимый (квалифицированный) сертификат.

Настройка сертификатов подписей выполняется в форме Настройки электронной подписи и шифрования.

Сертификат можно добавить Из установленных на компьютере или подготовить Заявление на выпуск сертификата (кнопка Добавить на закладке Сертификаты).

Для сертификата указываются:

■ организация;

■ виды документов, для подписи которых используется сертификат;

■ пользователи с правом доступа к сертификату (правом подписи);

■ пароль;

■ состав исполнителей (пользователи с правом отправки документов ответственному лицу).

Для каждого пользователя можно указать несколько сертификатов подписей. Предусмотрена возможность подписи одним сертификатом ЭП сразу всех документов (по команде Подписать все по сертификату).

Использование ЭП и шифрование данных позволяют обмениваться юридически значимыми документами в безопасном режиме. При этом система позволяет управлять доступом к сертификатам: можно настроить список пользователей с правом использования ЭП и список пользователей с правом отправки ЭД на подпись ответственному лицу. Также поддерживается доступ к ЭП без ограничений, если, например, необходимо настроить автоматическое (без запроса пользователей) формирование ЭП программой на извещениях о получении документов.

Настройка программы электронной подписи

Настройка программ электронной подписи и шифрования, которые пользователи могут применять на своих компьютерах, осуществляется на закладке Программы в форме настройки электронной подписи и шифрования.

Параметры программы электронной подписи и шифрования:

■ Имя программы – в строке указывается провайдер ЭП, например «Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider» – идентификатор криптографического провайдера от компании «КриптоПро CSP»;

■ Тип программы – число, указывающее тип провайдера ЭП. Например, для «КриптоПро» – 75;

■ Алгоритм подписи – указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка, предоставляемого провайдером ЭП;

■ Алгоритм хеширования – указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка, предоставляемого провайдером ЭП.

Возможность обмена электронными документами с электронной подписью через сервисы фирмы «1С» определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Сервисы ЭДО.

Формирование электронных документов с электронными подписями при передаче товаров между организациями определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Обмен электронными документами между организациями.

Для обмена с контрагентами предусмотрены следующие возможности:

■ обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами через сервис 1С-ЭДО (гиперссылка Подключиться к сервису 1С-ЭДО на помощник подключения к сервису 1С-ЭДО);

■ обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами через сервис 1С-Такском (гиперссылка Подключиться к сервису 1С-Такском);

■ автоматическая отправка электронных документов – позволяет задать расписание, в соответствии с которым будет осуществляться автоматическая отправка электронных документов (параметр Автоматическая отправка электронных документов);

■ обмен электронными документами без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть (гиперссылка Подключиться к сервису обмена без электронной подписи);

■ настройка профилей организации для обмена электронными документами (гиперссылка Профили настроек ЭДО);

■ настройка параметров обмена электронными документами с контрагентами и между организациями (гиперссылка Настройки ЭДО). Обмен через оператора ЭДО возможен только при применении электронных цифровых подписей и выполненных настройках шифрования;

■ автоматическое получение электронных документов – позволяет задать расписание, в соответствии с которым будет осуществляться автоматическое получение электронных документов (параметр Автоматическое получение электронных документов);

■ настройки и синхронизация доступа в 1С:Бизнес-сеть (гиперссылка Сервисные команды 1С:Бизнес-сеть).

Вышеуказанные возможности доступны в разделе НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами.

Обмен электронными документами (ЭД) включает три этапа:

■ настройка обмена;

■ формирование и отправка исходящих электронных документов;

■ получение и обработка входящих электронных документов.

Этапы по работе с электронными документами (формирование, подписание, отправка, получение) могут выполнять пользователи системы, у которых назначена роль Выполнение обмена электронными документами. Для просмотра текущего состояния обмена, а также содержимого электронных документов предназначена отдельная роль Чтение электронных документов.

Подробнее о возможностях электронного документооборота (ЭДО) см. в документации:

■ Справочник 1С-ЭДО https://its.1c.ru/db/edohandbook.

■ Электронный документооборот https://its.1c.ru/db/eldocs/;

■ Библиотека электронных документов https://its.1c.ru/db/bed162doc;

■ Сайт ЭДО http://1c-edo.ru/.

Создать новый профиль настроек можно, используя помощники трех видов (кнопка Создать):

■ помощник подключения к сервису 1С-ЭДО (несколько операторов);

■ помощник подключения к сервису 1С-Такском;

■ помощник настройки прямого обмена с контрагентами.

В формах и списках документов, участвующих в электронном документообороте (Вид документа, используемый в ЭДО в форме Настройка ЭДО), будет доступна группа команд ЭДО. Также выводится информация о текущем состоянии ЭДО на форме документов.

С помощью команд ЭДО на форме документов можно выполнить различные задачи:

■ просмотреть электронный документ;

■ создать электронный документ;

■ отправить электронный документ;

■ отправить документ без электронной подписи;

■ создать исходящий произвольный документ, заполненный данными исходного документа;

■ открыть электронные документы и др.

Работа с исходящими электронными документами строится по определенному алгоритму:

■ создание электронного документа;

■ передача электронного документа на заверение ЭП ответственному лицу;

■ заверение электронного документа ЭП;

■ отправка получателю;

■ хранение в архиве.

В процессе обмена ЭД прикладное решение генерирует служебные файлы, которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов. Отправка готового пакета ЭД осуществляется вручную или с помощью регламентного задания.

Получение входящих электронных документов осуществляется вручную или с помощью регламентного задания. После получения автоматически формируется извещение о доставке пакета данных.

При получении первой версии ЭД система автоматически создает документ информационной базы соответствующего вида (черновик документа) и заполняет его данными из электронного документа. Также из формы входящего документа можно:

■ перезаполнить непроведенный документ информационной базы;

■ отклонить ЭД с указанием причины;

■ отправить ЭД на электронную подпись (автоматически создается новый ЭД).

По завершении каждого этапа прикладное решение автоматически направляет исходящие и входящие документы в следующую точку алгоритма – эта информация отражается в виде статуса документа.

В процессе обмена электронными документами прикладное решение генерирует служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭП, файлы с транспортной информацией и т. д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной рабочий каталог программы.

Подсистема позволяет обмениваться «произвольными электронными документами» – аналогами электронных писем. Использование произвольных ЭД позволяет:

■ заполнить сопроводительную записку;

■ вложить необходимые файлы;

■ установить ЭП;

■ направить документ в адрес контрагента.

Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ предусмотрена возможность обмена данными по транспортной накладной посредством ЭДО с участниками процесса доставки. Обмен выполняется в рамках государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для грузоотправителя, грузополучателя и транспортной компании обмен электронными транспортными документами с ГИС ЭПД осуществляется через оператора электронного документооборота и во многом аналогичен электронному документообороту финансовыми документами. В прикладном решении обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) реализован в рамках сервиса 1С-ЭДО в библиотеке электронных документов.

Настройка электронного документооборота рассматривается в главе «Обмен электронными документами» документации к программному продукту.

Для целей грузоперевозок используются следующие электронные перевозочные документы (ЭПД):

■ Электронная транспортная накладная (ЭТН) - составляется в случае, если грузоотправитель передает груз перевозчику для доставки его грузополучателю. Перевозчик предоставляет транспортное средство для перевозки. При этом заключается договор перевозки груза.

■ Электронный заказ-наряд (ЭЗН) - составляется в случае если груз сопровождается представителем грузовладельца или если в отношении груза не ведется учет движения товарно-материальных ценностей. Транспортная компания предоставляет автомобиль на погрузку, но не занимается учетом перевозимого груза.

■ Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ) - составляется в том случае, если груз перевозится в контейнере, который устанавливается на транспортное средство в месте погрузки, а в месте выгрузки контейнер снимается с транспортного средства.

Эти документы объединены в Документы ЭПД, который включен в интерфейс разделов Продажи, Закупки, Склад и доставка.

Работа с ЭПД доступна при наличии роли Добавление изменение документов ЭПД, которая включена в следующие типовые профили доступа:

■ Супервайзер торговых представителей

■ Руководитель отдела продаж

■ Менеджер по продажам

■ Менеджер по обеспечению потребностей

■ Менеджер по закупкам

■ Диспетчер сборки и курьерской доставки

■ Менеджер по доставке

■ Бухгалтер

Основной сценарий ввода ЭПД – это ввод на основании соответствующих финансовых документов (накладных), отражающих товародвижение:

■ Реализация товаров услуг

■ Перемещение товаров

■ Возврат товаров поставщику

■ Задание на перевозку

■ Передача товаров хранителю

■ Отгрузка товаров с хранения

Создать ЭПД можно из формы документа или списка по команде Создать на основании, выбрав соответствующий вид документа:

■ Электронная транспортная накладная

■ Электронный заказ наряд

ЭПД создается на основании без записи и открывается для дозаполнения.

При вводе на основании будут заполнены перечисленные ниже реквизиты. Остальные обязательные реквизиты, не заполненные на основании документа, следует дозаполнить перед отправкой документа.

Создать ЭПД можно также из блока гиперссылок в нижней части формы документа по ссылке Оформить ЭПД.

Заполнение основных реквизитов для ЭТН по документу-основанию:

■ Дата документа – текущая дата.

■ Грузоотправитель – Организация из документа-основания.

■ Адрес погрузки – адрес из контактной информации грузоотправителя.

■ Грузополучатель – Контрагент в документе.

■ Адрес доставки – из соответствующего реквизита документа основания, если заполнен, или из контактной информации грузополучателя.

Заполнение основных реквизитов для ЭЗН по документу-основанию:

■ Дата документа – текущая дата.

■ Фрахтователь – Организация из документа-основания.

Реквизиты Перевозчик (в ЭЗН - Фрахтовщик), а также сведения о водителе и автотранспорте в ЭТН и ЭЗН заполняются при наличии соответствующих реквизитов в документе-основании.

Заполнение реквизитов табличной части Сведения о грузе ЭТН и ЭЗН по документу-основанию:

■ Наименование – заполняется в зависимости от настройки в карточке Вид номенклатуры:

○ Наименование из настроек программы (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Печать документов – Наименование груза для печати транспортной накладной)

○ Индивидуальное наименование, указанное для вида номенклатуры

■ Способ упаковки – по умолчанию Без упаковки

■ Вид тары – ссылка на предопределенный элемент 00 – Тара отсутствует справочника Классификатор упаковки

■ Состояние груза - по умолчанию Надлежащее

■ Количество грузовых мест – данные количества упаковок

■ Масса нетто – по данным товаров и упаковок

■ Масса брутто – по данным товаров и упаковок

■ Стоимость груза с НДС - по данным накладной

Все товары группируются по наименованию, заполненному согласно настройка в Виде номенклатуры.

Заполненный ЭПД необходимо подписать и отправить оператору ЭДО по кнопке Отправить.

Программа позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде путем подписания печатных форм простой электронной подписи или усиленной квалифицированной подписью.

Возможность оформления внутреннего электронного документа до текущей версии была предусмотрена для следующих документов:

■ Авансовый отчет

■ Внутреннее потребление

■ Возврат ОС из аренды

■ Выданная доверенность

■ Инвентаризационная опись

■ Инвентаризация наличных денежных средств

■ Инвентаризация НМА

■ Инвентаризация ОС

■ Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации

■ Лист кассовой книги

■ Модернизация ОС

■ Оприходование излишков товаров

■ Оприходование ТМЦ в эксплуатации

■ Передача ОС в аренду

■ Перемещение в эксплуатации

■ Перемещение ОС

■ Перемещение товаров

■ Пересортица товаров

■ Подготовка к передаче ОС

■ Поступление товаров на склад

■ Поступление услуг в подразделение

■ Принятие к учету ОС

■ Принятие к учету узлов и компонентов амортизации

■ Приходный кассовый ордер

■ Производство без заказа

■ Расходный кассовый ордер

■ Сборка товаров

■ Сверка взаиморасчетов (2.4)

■ Списание из эксплуатации

■ Списание недостач товаров

■ Списание ОС

■ Улучшение НМА

Начиная с текущей версии возможность оформления внутреннего электронного документа предусмотрена также для следующих видов документов:

Складские документы:

■ Порча товаров

■ Прочее оприходование товаров

■ Приходный ордер на товары

■ Расходный ордер на товары

Документы казначейства:

■ Выбытие денежных документов

■ Поступление денежных документов

В списках соответствующих внутренних документов, а также в самих этих документах появляется меню ЭДО и отображается ссылка Состояние ЭДО. В списках ссылка отображается в одноименной графе, а в документах в нижней части формы. Ссылка изначально принимает значение Не начат, а далее изменяется в соответствии с текущим состоянием ЭДО.

Настройка внутреннего ЭДО

Для использования функциональности внутренних документов, в программе необходимо установить флаг Использовать внутренние электронные документы в разделе НСИ и Администрирование – Настройки интеграции - Обмен электронными документами.

Далее необходимо по каждой организации выполнить настройки: задается Вид электронной подписи, а также перечень используемых документов, их печатных форм и маршрутов подписания. Перейти к настройкам можно форме НСИ и Администрирование – Настройки интеграции - Обмен электронными документами – Настройки ЭДО на закладке Внутренние документы.

Перейти к форме настроек по конкретной организации можно из списка Организации командой ЭДО - Настройки внутреннего ЭДО.

Оформление внутреннего электронного документа

Подписать внутренний документ можно из формы документа ли формы списка, используя команды меню ЭДО или перейдя по ссылке Состояние ЭДО, которая изначально отображается со значением Не начат.

Если по данному документу не настроен внутренний ЭДО, то открывается помощник Настройка электронного документооборота.

По ссылке состояния ЭДО Не начат в нижней части документа или с одноименной графе списка, а также по команде ЭДО – Просмотреть электронный документ открывается форму просмотра электронного документа.

На закладке Содержание формы просмотра электронного документа отображается сформированная печатная форма. На закладке Подписи указываются уже проставленные электронные подписи и требуемые подписи в соответствии с маршрутом подписания.

Пользователь с правом подписи (указан в маршруте подписания, и имеет настроенный сертификат) может подписать электронный документ по кнопке Подписать в верхней части формы просмотра электронного документа. После подписания на закладке Подписи отображается проставленная электронная подпись, а Состояние ЭДО изменятся на Завершен.

Ограничения

■ Не поддерживается создание внутренних документов по учетным документам без печатных форм.

■ Не предусмотрено разделение по правам пользователей внутреннего и внешнего ЭДО.

■ Не предусмотрено отдельного рабочего места для внутреннего ЭДО.

■ Не поддерживается внутренний ЭДО для документов, участвующих во внешнем ЭДО.

См. также https://its.1c.ru/db/bed172doc#content:990:1:issogl2_5.1.9_внутренний_электронный_документооборот