Разработка структуры номенклатурного справочника

Номенклатура и сопутствующие справочники являются основой, которая будет определять порядок выполнения и отражения в программе операций практически во всех сферах деятельности предприятия. Большинство операций в части продаж, закупок, складские и производственные операции выполняются с указанием конкретных номенклатурных позиций. С точностью до номенклатуры в большинстве случаев ведется планирование. Настройки и правила отражения операций в учете определяются до номенклатуры либо для укрупненных групп номенклатуры. То есть практически все сферы деятельности предприятия и, соответственно, все разделы 1С:ERP активно используют справочник номенклатуры и сопутствующие с ним справочники. Это базовая НСИ (нормативно-справочная информация) системы.

На практике в момент внедрения 1С:ERP вопросу разработки структуру номенклатурного справочника и правил его ведения многие организации не уделяют достаточно внимания. Часто принимается решение сознательно оставить номенклатуру, которая использовалась ранее в другой системе. В этом случае наследуются накопившиеся проблемы и не используются новые возможности. В ряде случаев вопрос ведения справочника номенклатуры на этапе внедрения 1С:ERP полностью игнорируется, оставаясь на усмотрение конечных исполнителей, которые еще не знают систему в достаточной мере для корректных самостоятельных решений.

При большом объеме номенклатуры и отсутствии заранее продуманной структуры номенклатурного справочника в результате такого подхода могут возникнуть следующие проблемы:

■ долгий поиск нужной номенклатуры, увеличение трудозатрат и времени выполнения операций;

■ дублирование элементов, искажение оперативных остатков, пересортица, сбои производственных и торговых процессов;

■ некорректные настройки механизмов учета, неверный расчет себестоимости, недостоверная отчетность;

■ фактическая невозможность оперативного использования программы и, как следствие, провал проекта внедрения системы автоматизации в целом.

Все это определяет актуальность и важность проектирования структуры номенклатурного справочника на этапе внедрения информационной системы. Тем более что возможности 1С:ERP значительно превосходят возможности большинства распространенных ранее на отечественном рынке информационных систем и позволяют реализовать принципиально новые подходы к организации номенклатурного справочника. В программе осознанно не предусмотрен полный перенос номенклатуры из предыдущей информационной системы – переход на новую систему должен стать поводом для пересмотра подхода к организации номенклатурного справочника, разработки новой, оптимальной структуры, которая бы стала основой для успеха всего внедрения.

В этой статье мы рассмотрим некоторые возможности 1С:ERP, которые позволяют реализовать эффективную работу с номенклатурным справочником.

К настоящему времени наибольшее распространение получил подход  с иерархическим справочником номенклатуры. Группы (папки) используются для классификации ТМЦ (товарно-материальные ценности) по различным признакам: особенностям отражения в учете, назначению в хозяйственной деятельности предприятия, по поставщикам, материалу и т.д. В случае небольшой номенклатуры и небольшого числа сотрудников такой подход может быть вполне удобен. Однако при большом объеме справочника такой подход становится проблемой. Признаки классификации, как правило, не формализованы, по-разному понимаются разными сотрудниками, часто выбираются ситуативно и спонтанно. С увеличением количества признаков классификации становиться неочевидным порядок их расположения в дереве иерархии справочника. Навигация по дереву иерархии становится неудобной.

Отдельной проблемой является то, что для каждой службы может требоваться своя классификация номенклатуры: для бухгалтерии и финансовой службы – по особенностям учета, для технологов и сотрудников производства – по физическим параметрам и месте в технологической цепочке, для склада – по габаритам и особенностям хранения и т.д. В ряде случаев классификации для разных служб могут вступать в противоречие друг с другом, которое не может быть разрешено в рамках иерархической структуры номенклатуры справочника. 

Другим устоявшимся подходом является использование характеристик номенклатуры – вариантов реализации одного и того же товара. Данный подход хорошо себя зарекомендовал для ряда товаров, например для одежды, когда в характеристику выносится размерный ряд. Такой подход неявно предполагает, что среди потребительских свойств товаров выделяются основные, которые определяют номенклатуры, и второстепенные, которые определяют характеристики. Однако, при большом количестве потребительских свойств не всегда это возможно, соответственно граница между номенклатурой и характеристикой размывается.

При внедрении 1С:ERP заказчик автоматизации чаще всего мыслит рамками именно этих возможностей организации номенклатурного справочника. Даже если заказчик понимает текущие проблемы своего номенклатурного справочника, их решение он ищет тоже в рамках уже сложившейся парадигмы, поэтому на этапе внедрения важно помочь выйти за рамки этой схемы, предложить простые и элегантные решения в рамках возможностей системы.

В 1C:ERP сохранилась возможность вести иерархический список номенклатуры, однако, основной классификацией является «Вид номенклатуры». Вид номенклатуры объединяет номенклатурные позиции, имеющие одинаковые параметры учета и, как правило, относящиеся к одной ассортиментной группе. Виды номенклатуры – это отдельный справочник, который может быть иерархическим, а навигация в номенклатурном справочнике может быть организована на основе этой иерархии.

Наряду с классификацией по видам номенклатуры для решения отдельных задач в различных областях предусмотрена возможность отдельной классификации:

● Ценовые группы – классификация для маркетинговой службы, с точки зрения принципов ценообразования.

● Сегменты номенклатуры – классификация в интересах CRM, в частности для ограничения области действия соглашения с клиентами, применения скидок.

● Группы складского учета – классификация с точки зрения физических параметров и принципов размещения и хранения на складе.

● Группы финансового учета – классификация для описания правил управленческого и регламентированного учета.

● Группы аналитического учета номенклатуры – экономическая классификации по однородным группам в целях учета производственных затрат и формирования отчетности.

● Группы доступа номенклатуры – классификация для ограничения доступа на добавление и изменение номенклатуры.

В частности, порядок отражения номенклатуры в регламентированном учете определяется группой финансового учета. Она указывается для карточки номенклатуры, не привязываясь к иерархии справочника. В рамках группы финансового учета порядок отражения можно настраивать отдельно по организациям и складам. Это позволяет, например, одну и ту же номенклатуру учитывать в одной организации как материал, а в другой – как готовую продукцию или на одном складе как товар, а на другом складе – как материал. В последнем примере при перемещении товара на склад материалов будет изменено его отражение в бухгалтерском учете.

Широкие возможности для описания номенклатуры предоставляют дополнительные реквизиты. Они могут использоваться для описания отдельных потребительских свойств, физических и технических характеристик номенклатуры, дополнительной классификации или описания в интересах отдельных служб. Дополнительные реквизиты могут задаваться для определенных видов номенклатуры, или быть общими для всей номенклатуры предприятия. Дополнительные реквизиты номенклатуры наравне с основными могут использоваться для генерации наименований по шаблону, контроля уникальности номенклатуры, а также для поиска номенклатуры с определенными свойствами.

Пример. Организация занимается продажей изделий из металла. В существующей информационной системе в иерархии справочника номенклатуры выделены группы для классификации продукции: «уголок», «тавровые балки», в которых в свою очередь выделены группы, соответствующие материалу, из которого они производятся (на рисунке показаны красным). Возможности 1С:ERP позволяют для профильных изделий создать отдельный вид номенклатуры, для которого заданы дополнительные реквизиты: профиль и материал (на рисунке показаны синим). Данное решение позволяет формализовать классификацию и снизить глубину иерархии.

Дополнительные реквизиты могут задаваться для характеристик номенклатуры. Однако целесообразность самого использование характеристик на этапе внедрения 1С:ERP стоит критически пересмотреть. Использование дополнительных реквизитов номенклатуры позволяет реализовать большинство пользовательских сценариев, в которых ранее использовались характеристики. Отказ от использования характеристик в пользу дополнительных реквизитов номенклатуры позволяет в ряде случаев более точно и формализовано описывать каждый вариант исполнения. Выбор номенклатуры без характеристики проще и удобнее для конечных пользователей. Например, вместо характеристики, определяющей одновременно цвет и размер одежды, предпочтительнее использовать два дополнительных реквизита для каждого потребительского свойства: цвет и размер.

Во многих компания сложилась практика вносить позиции номенклатурного справочника в соответствии с наименованием поставщика. Мотивацией является удобство операторов, осуществляющих ввод входящих документов, или требование бухгалтерии. Считается,  что наименования должны строго соответствовать документам поставщика, хотя в нормативных актах такого требования нет. Такой подход может привести к дублированиям позиций, когда фактически один и тот же материал или товар от разных поставщиков заводится под своим наименованием. Это приводит к проблемам использования таких материалов и товаров в производстве и при продажах. Поэтому для товаров и материалов с одинаковыми потребительскими и физическими свойствами рекомендуется использовать один элемент справочника номенклатуры, а для решения проблемы его сопоставления с наименованиями в первичных документах можно использовать отдельный справочник Номенклатура поставщика.

Отдельным вопросом в ведении номенклатурного справочника является присвоение наименований. Правильно присвоенное наименование обеспечивает удобство поиска данной позиции при выполнении операций. Оно должно быть понятным для сотрудников компании и внешних пользователей, отражать все ключевые особенности материала или товара. Для решения этой  задачи в 1С:ERP имеются следующие механизмы:

● единый каталог в сервисе 1С:Номенклатура;

● генерация наименований по шаблону.

Автоматическая генерация наименований по шаблону позволяет формализовать описание номенклатуры на основе его свойств. Оно  генерируется по заданному шаблону – формуле, в которой используются основные и дополнительные свойства номенклатуры. При этом желательно чтобы сами эти свойства определялись однозначно, например, выбирались из заранее определенного списка значений. Это позволит минимизировать неоднозначности в наименованиях, которые присущи текстовым формулировкам.

Вместе с шаблоном наименования рекомендуется настроить контроль заполнения и контроль уникальности номенклатуры при создании. Контроль заполнения необходим для правильного формирования наименования – если поле, участвующее в формуле, не будет заполнено, то и само наименование сформируется некорректно. Контроль уникальности исключает возможность ввода дублей номенклатуры. Эти возможности в совокупности позволяют отказаться от выделенных ответственных за ведения номенклатурного справочника, делегировать полномочия по вводу новых позиций непосредственным исполнителям и при этом минимизировать трудозатраты.

При большом размере номенклатурного справочника могут возникать проблемы с поиском нужной позиции, особенно когда точно не известно, какая позиция конкретно нужна, и требуется выбрать одну из нескольких, удовлетворяющих этому условию. Например, покупатель фиксирует какие-то важные для себя потребительские свойства и готов рассматривать несколько вариантов, удовлетворяющих данному условию. Технолог также может искать материал по определенным технологическим параметрам. Упростить эту задачу можно с помощью фильтра по свойствам. Фильтр задается в справочнике в момент выбора номенклатуры, после чего в списке остаются только позиции, удовлетворяющие заданным в фильтре условиям. Размер списка при этом существенно сокращается, и оператор может сделать быстрый выбор. Реквизиты, по которым можно задать фильтр настраиваются для вида номенклатуры.

В 1C:ERP для каждой номенклатурной позиции указывается единица хранения – в ней ведется учет складских остатков для товаров. Дополнительно указывается единица для отчетов. Она может совпадать с единицей хранения или определяться через коэффициент. Кроме того, можно задать метрические характеристики:

● вес;

● длину;

● площадь;

● объем.

Они могут быть при этом единицами хранения или использоваться в дополнение к единице хранения для штучных товаров. В этом случае необходимо указать фиксированный коэффициент пересчета в единицу хранения. То есть предполагается, что все изделия, учитываемого по этой номенклатуре, имеют одинаковые метрические параметры, возможно, с учетом допустимого технологического отклонения.

Пример. Балка учитывается на складе в штуках. Каждая балка имеет фиксированную длину – 12 м., и вес 0,5 т. Поставляются балки в упаковках по 6 штук. В документах могут указываться штуки, упаковки и тонны. Внутренняя отчетность по остаткам ведется в тоннах.

В дополнение к единицам измерения для номенклатуры можно задать набор упаковок. Упаковка определяется коэффициентом пересчета из единиц хранения или других упаковок. Таким образом, можно организовать иерархию упаковок, например, штуки – короба - паллеты.

Указание упаковок – это инструмент,  который позволяет решать несколько задач. Прежде всего, указание разных упаковок облегчает ввод количества товаров в документах. На адресном складе весь товар учитывается в упаковках, причем ячейка для размещения подбирается с учетом метрических параметров упаковки. Также использование упаковок позволяет указать вес брутто, автоматически подобрать многооборотную тару при отгрузке, если товар поставляется в таре.

В ряде случаев указать фиксированный коэффициент пересчета для единицы хранения или для упаковки невозможно. Например, это касается товаров учета товаров, которые образуют товарное место в разном количестве: рулоны, бобины, отрезы. Указание нескольких единиц измерения и упаковок не позволяют решать эту задачу, но она может быть решена с помощью учета по сериям.

Кроме того упаковка может использоваться для товаров, поставляемых в составе нескольких товарных мест. Товар или готовая продукция, представляющая собой единое целое с потребительской точки зрения, может быть представлен несколькими отдельными упаковками.

При этом нужно разделить два принципиально разных сценария:

■ Отдельно взятая упаковка может использоваться в составе разных товаров или независимо

■ Отдельно взятая упаковка не может в исходном качестве использоваться в составе других товаров или независимо  

В первом случае это все отдельные позиции номенклатурного справочника. Для них задана отдельная цена. Они указываются в документах покупателю отдельной позицией. На складе готовой продукции все эти позиции учитываются отдельно и обеспечиваются независимо. При этом в определенный момент времени на складе количество отдельных элементов может не соответствовать друг другу и не все комбинации можно собрать из остатков.

Пример. Покупатель может самостоятельно или совместно с менеджером конструировать шкаф, сочетая корпус и фасады разных цветов, подбирая нужное количество полок и ящиков. 

Для удобства работы менеджеров и покупателей в этом случае для продаж наиболее популярных комплектаций товаров можно использовать динамические наборы. Набор может предполагать, что в печатных формах будет указано только название набора.

То есть в общении клиента и менеджера будет название товара. При этом в документах, во всех внутренних процессах будут отдельные комплектующие и обеспечивать их можно независимо.

Во втором случае, если отдельная упаковка не может использоваться независимо, все упаковки, составляющие один товар – это одна позиция номенклатуры. Отдельных комплектующих на складе готовой продукции быть не может - это полуфабрикаты, которые существуют только в производстве и на производственных складах. На складе готовой продукции их можно учесть в качестве упаковок товарных мест (см. Единицы измерения, наборы упаковок).  Количество упаковок товарных мест строго соответствует количеству товарных единиц. Товарные места отдельно указываются в складских документах на ордерном складе. На адресном складе в зависимости от параметров упаковки и настроек размещения, отдельные упаковки, составляющие товар могут хранится как в одной, так и в разных ячейках.  

Пример. Шкаф трехдверный поставляется в составе 5 упаковок: корпуса (одно товарное место), 3 дверей (три товарных места) и одного товарного места коробки с фурнитурой.

Серии – дополнительная складская аналитика учета номенклатуры. Серия может присваиваться единичному экземпляру, так и партии товаров (материалов). Предполагается, что серия обозначена на упаковке товара (серийный номер и/или дата срока годности). По этой информации на складе можно отличить товар одной серии от товара другой серии. Если на упаковке нет такого обозначения, то можно сгенерировать номер серии в момент регистрации поступления и распечатать этикетку с указанием серии и штрихкодом серии.

Использование серий определяется политикой учета, которая задается для вида номенклатуры и может предполагать индивидуальные настройки по складам. В зависимости от решаемой задачи, серия может указываться во всех или только в части операций. Например, серия может указываться только при поступлении, а при отгрузке не учитываться, или определятся автоматически по сроку годности. Если серия указывается при отгрузке, то дополнительно можно уточнить, в какой момент, и, соответственно, в чьей зоне ответственности выбирается отгружаемая серия.

В зависимости от настроек политики учета серии могут использоваться для решения широкого круга задач:

● учет движения отдельных экземпляров материалов и изделий по серийным номерам:

● управление рекламациями и гарантийным обслуживанием;

● контроль оборота маркируемых меховых изделий;

● учет движений и остатков партий товаров и материалов:

● учет складских остатков в разрезе отдельных мест хранения (бобины, рулоны, отрезы);

● учет партий товаров по срокам годности;

● расчет себестоимость по партиям.

Учет остатков по срокам годности ориентирован, прежде всего, на организации, торгующие продуктами питания. Он позволяет в первую очередь отгрузить быстро портящиеся товары (стратегия FEFO: «первый истекает – первый выходит») и свести к минимуму потери от просрочки. Он может быть реализован двумя способами:

● серия при отгрузке явно указывается в документах, в программе отражаются фактические остатки по партиям – подходит для отгрузки со складов, распределительных центров;

● серия при отгрузке не указывается, в программе отражаются оценочные остатки по партиям – подходит для торговых залов, в которых товар выставляется по увеличению срока годности.

Учет остатков в рулонах, бобинах, отрезах может быть востребован, например, при реализации кабеля, проволоки, линолеума, текстиля, если товарное место содержит переменный объем продукции, выраженный в единице хранения, или если продукция отгружается не кратно товарным местам. Также учет остатков по сериям может использоваться в производстве, например, для учета остатков металлического или деревянного листа в отрезах.

Пример. Организация торгует кабельной продукцией. Кабель храниться в бухтах, отгружается в метрах. Кабель дорогой, поэтому организация старается минимизировать остатки кабеля. Для этого менеджеру поставлена задача подбирать среди имеющихся в наличии остатков в бухтах наиболее близкое к требуемому количеству. По возможности, предлагать покупателю выкупить весь остаток в бухте, в том числе, предлагать скидку до 5%. Для кабеля назначается учет по сериям с типом политики Управление остатками серий и указанием серий при планировании отгрузки.

Для партий алкогольной продукции, учитываемой в ЕГАИС, и для продукции животного происхождения, подконтрольной ВетИС, для серии могут указываться дополнительные реквизиты, идентифицирующие партию товаров в соответствующей государственной информационной системе, а сами серии могут генерироваться автоматически при загрузке документов. Это позволяет решать специфические для данного вида товаров задачи. Например, учет по сериям позволяет отличать партии одной и той же марки пива, изготовленные на разных заводах, что требуется для ЕГАИС.