Бюджетирование

Термин

Определение

Бюджетирование

Инструмент планирования и управления предприятием, реализованный через систему связанных между собой финансовых планов и план-фактных отчетов.

Предназначено для решения комплекса задач по организации связи стратегических целей предприятия с финансово-экономическими планами, направленными на их достижение.

Бюджет

План определенных финансовых показателей организации (доходов, расходов, поступлений, списаний, активов и пассивов) в заданном временном интервале (на год, квартал, месяц).

Бюджеты являются инструментами корпоративного управления, представляющими собой финансовые планы будущих операций, и используются для планирования, контроля и оценки эффективности деятельности предприятия.

Бюджет балансового листа

План финансового состояния предприятия, выраженный в целевых показателях активов и пассивов.

Бюджет движения денежных средств

Финансовый план поступления, расходования и остатка денежных средств.

Бюджет доходов и расходов

Финансовый план доходов и расходов, предназначенный для планирования прибыли организации.

Бюджет запасов готовой продукции

Финансовый план поступлений и выбытий готовой продукции.

Бюджет запасов материалов

Финансовый план поступлений и выбытий сырья и материалов.

Бюджет коммерческих расходов

Финансовый план коммерческих расходов (см. «Коммерческие расходы»).

Бюджет продаж

Финансовый план реализации товаров, работ, услуг, готовой продукции.

Бюджет производства

Финансовый план производства готовой продукции и/или полуфабрикатов.

Бюджет прямых затрат труда

Финансовый план прямых затрат на труд, на производство готовой продукции и/или полуфабрикатов.

Бюджет прямых материальных затрат

Финансовый план прямых материальных затрат на производство готовой продукции и/или полуфабрикатов.

Функциональный бюджет

План по одному или более объектам отражения затрат или доходов в аналитическом виде. Объектами планирования в функциональных бюджетах являются функции (бизнес-процессы) компании. Совокупность всех функциональных бюджетов отражает информацию обо всех финансово-экономических показателях бизнес-процессов, протекающих в компании. Планируется в натуральных и стоимостных показателях.

Центр финансового учета

Структурное подразделение (отдел, департамент, торговая точка и т. д.) компании, которому не делегированы полномочия по самостоятельному планированию бюджетов. Этим центр финансового учета отличается от центра финансовой ответственности (ЦФО). При этом ЦФУ влияет на финансовые результаты компании в целом и ведет учет своих показателей.

Центр финансовой ответственности

Организационная единица структуры компании (подразделение), которая аккумулирует затраты или доходы, за которые несет ответственность, и контролирует и имеет собственные финансовые планы.

ЦФО

См. «Центр финансовой ответственности».

ЦФУ

См. «Центр финансового учета».

Модель бюджетирования

Совокупность настроек, определяющих в рамках данной модели:

- правила использования подразделений, организаций, статусов при формировании всех видов бюджетов, как плановых, так и для сбора фактических данных;

- план подготовки и утверждения  бюджетов;

- лимиты расходов ДС.

Доступны варианты планирования как «снизу вверх» (подготовка бюджетов в подразделениях с последующим утверждением сводного бюджета руководством), так и «сверху вниз» (постановка сводного плана продаж руководством с дальнейшим уточнением по видам номенклатуры в подразделениях).

Функциональная валюта

Валюта, которая устанавливается при создании модели бюджетирования и формировании отчетов по бюджетированию. В качестве функциональной валюты может быть выбрана валюта управленческого или регламентированного учета. В случае если валюта операции и валюта финансового отчета не совпадают, валюта финансового отчета рассчитывается с помощью функциональной валюты.

Валюта регламентированного учета

Валюта, использующаяся для целей национального бухгалтерского и налогового учета.

Валюта управленческого учета

Валюта, в которой ведется управленческий учет. Все операции пересчитываются в эту валюту.

Валюта операции

Валюта, в которой осуществляется конкретная хозяйственная операция.

Сценарий бюджетирования

Измерение бюджетирования, которое позволяет обеспечить различные версии бюджетов  в зависимости от разных факторов среды (внутренних или внешних). Например, планы могут отличаться в зависимости от прогнозных курсов, цен или макроэкономической конъюнктуры.

Сценарий может быть предопределенным (Фактические данные и Исполнение бюджета) или добавленным вручную.

С помощью сценариев введенных вручную можно формировать разные сценарии бюджетов с учетом разных прогнозов курсов валют.

Статья бюджетов

Элемент вида бюджета, с помощью которого в структуре бюджета можно запланировать обороты по хозяйственным операциям доходов, расходов и движения денежных средств, а также получить фактические данные по ним для анализа.

При помощи статей бюджета в учетной системе реализуется механизм «двойной записи», при котором обороты по статье бюджета увеличивают значения одних остаточных показателей и уменьшают значения других, что помогает сформировать плановые и фактические данные по показателям бюджетов.

Хозяйственная операция

Событие финансово-хозяйственной деятельности предприятия, зафиксированное первичным учетным документом и вызывающее изменение в составе имущества, обязательств или капитала предприятия, а также источниках их образования.

В системе справочник хозяйственных операций представляет собой предустановленный список, который не может быть изменен пользователем.

Движения по хозяйственным операциям служат источником данных для формирования проводок в подсистеме «Международный финансовый учет» и для получения фактических данных в подсистеме «Бюджетирование» по оперативному учету.

Аналитика бюджетирования

Совокупность всех видов аналитик (все от 1-ой до 6-ти аналитик) в статье бюджета, показателе бюджета и НФП. Аналитические разрезы по которым дополнительно детализируются плановые и фактические данные. Аналитика может быть различных видов: номенклатура, статья ДДС, контрагент и другие.

Вид аналитики

Определенный аналитический разрез (одна аналитика) в статье бюджета, показателе бюджета или в нефинансовом показателе. Например, статья ДДС, статья расходов, номенклатура. Аналитика может быть предопределенной или добавленной вручную. Для каждого вида аналитики определяется тип аналитики.

Тип аналитики

Тип данных системы, к которому могут принадлежать значения вида аналитики.

Значение вида аналитики

Конкретное значение того или иного справочника, документа в зависимости от типа значения  установленного для вида аналитики.

Измерение бюджетирования

Сквозные разрезы для оборотов статей, остатков показателей и значений нефинансовых показателей в рамках определенной модели бюджетирования.

В модели бюджетирования устанавливается организация, подразделение и статус.

Измерение сценарий используется всегда.

Измерение валюта только для статей и показателей с учетом в валюте, для  НФП с видом показателя Денежные.

Перечень доступных предустановленных измерений, таких как сценарий, организация, подразделение варьируется в зависимости от флага Использовать для ввода плана в виде бюджета.. Измерение Валюта доступна всегда.

Нефинансовый показатель

С помощью НФП задается набор некоторых числовых значений, использующихся в формулах для расчета значений оборотов статей бюджетов и остатков целевых показателей.

Заданные значения используется  для расчетов плановых данных бюджетных статей и целевых показателей.

Нефинансовые показатели могут быть коэффициентами, а также представлены в денежном и количественном выражении.

Значения нефинансовых показателей

Документ, позволяющий регистрировать в учетной системе значения нефинансового показателя бюджета по одному набору объектов детализации. В качестве объектов детализации могут быть задействованы, например, такие измерения, как организация и подразделение. Регистрация нефинансовых показателей может осуществляться вручную или с помощью настроенных шаблонов и производится из рабочего места Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Значения нефинансовых показателей.

Показатель бюджетов

Элемент вида бюджета, с помощью которого в структуре бюджета можно запланировать остатки по статьям баланса, а также получить фактические данные по ним для анализа. Показатель бюджета может быть целевым и расчетным.

Целевой показатель бюджетов

Показатель, использующийся в качестве индикатора достижения определенного значения. Характеризуется только конечным остатком, плановое значение которого вводится документом.

Расчетный показатель бюджетов

Показатель, начальные и конечные остатки которого всегда рассчитываются.

Правила получения фактических данных

Справочник правил, с помощью которых можно получить фактические данные по статье бюджета, целевому и расчетному показателям бюджетов.

В качестве источников фактических данных могут выступать: оперативный учет, регламентированный, международный учет, произвольные данные.

Для оперативного учета источниками данных для статей бюджетирования являются Хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции. Для показателя бюджетирования источником данных будут, в свою очередь, выступать статьи активов и пассивов.

Для регламентированного и международного учетов источниками данных являются: для показателей бюджетирования – остатки по счетам соответствующего плана счетов, а для статей бюджетирования – обороты.

Для произвольных данных есть возможность настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

Отражение в бюджетировании

Если создано или изменено правило получения фактических данных, в котором установлен флаг Хранить результат выполнения правила, то в бюджетировании ставятся на отражение в регистре накопления «Фактические данные бюджетирования» документы, данные в которых участвуют в получении фактических данных по новым или скорректированным правилам.

Отчет Результат работы правил

Данный отчет предназначен для контроля результатов работы правил получения фактических данных, а также оценки фактических данных по статьям и показателям, полученным при построении бюджетных отчетов. Данный отчет выводит данные по сценариям: Фактические данные и Исполнение бюджета.

Вид бюджета

Бюджетная форма, настраиваемая в рамках модели бюджетирования.

Вид бюджета может быть для ввода плановых данных, сбора фактических данных и план-фактного анализа.

Вид бюджета определяет иерархическую структуру формы планирования или отчета, объединяет в группы статьи и показатели бюджетов, а также их аналитики.

Заголовок отчета и Нередактируемый текст

При формировании заголовка и нередактируемого текста могут использоваться предопределенные параметры, такие как Вид отчета, Текущая дата и время и т.п.

Функционалы заголовка отчета и нередактируемого текста отличаются друг от друга только размером шрифта.

Таблица

Контейнеры бюджетных форм, содержат элементы: статьи бюджетов, показатели бюджетов (включая нефинансовые), а также аналитики. Поддерживаются различные комбинации подчинения аналитик и статей друг другу – как в колонках, так и строках таблиц. Например, допускается подчинение статей бюджета периоду планирования или аналитикам и, наоборот, комбинирование вложенности аналитик, периодов планирования и статей бюджетов. Кроме того, при организации сложных таблиц для вывода в ячейках показателей или статей бюджетирования (без привязки к аналитикам) предусмотрен отдельный табличный элемент Строка/Колонка.

Группа и Формула по группе

Элементы, предназначенные для формирования иерархической структуры вида бюджета, а также получения промежуточных итогов по группе показателей. При помощи формулы по группе по оборотам статей бюджетов и значениям показателей, входящих в группу, можно получить сумму, вычислить максимальное, минимальное или среднее значение, рассчитать отклонение (в том числе в процентах) и процент выполнения плана. Итог по группе может быть показан отдельной строкой, если формула располагается внизу группы, или в строке с группировкой, если формула располагается вверху группы. Для управления положением формулы используются кнопки стрелок Переместить вверх/вниз.

Редактируемое значение

Элемент для ввода произвольной информации в бюджетную форму. Существует несколько типов редактируемого значения: Число, Строка, Булево, Дата (дата и время), Ставка НДС (справочник «Ставки НДС»).

Обратите внимание, если тип вводимого значения – число, и в поле не введено никакого значения, то в ячейке хранится не ноль, а null. Для использования этого неопределенного значения в качестве нуля в других ячейках нужно использовать формулу ?(ЗначениеЗаполнено([РедактируемоеЗначение]), [РедактируемоеЗначение], 0).

Элемент структуры вида бюджета Настроить ячейки

Позволяет определить форматирование ячеек таблицы нажав кнопку Оформить выделенные ячейки, включая цвет, фон, кратность отображения значений (в тыс., млн. руб.) и прочее. Можно задавать условия для применения стиля оформления, например, выделение цветом в зависимости от суммы.

Заполнение

Могут быть следующие варианты заполнений:

Ввод только вручную,

Расчет по связанным ячейкам (для сложной таблицы),

Заполнение по производному показателю,

Расчет оборотов по правилам.

Ввод только вручную

Ячейка заполняется пользователем в «Экземпляре бюджета», при автозаполнении не очищается.

Расчет по связанным ячейкам

Ячейка рассчитывается на основании данных других ячеек бюджета. Используется для настройки сложной таблицы.

Заполнение по производному показателю

Ячейка может быть введена вручную или заполнена данными из информационной базы.

Производные показатели

Различные формулы, связывающие между собой статьи, показатели, НФП и произвольные выражения.

Заполнение Расчет оборотов по правилам

С его помощью можно заполнить одну статью бюджета или один целевой показатель (Источник) по данным другой статьи бюджета или целевого показателя (Приемник) с учетом настроек получения данных источника и заполнения аналитик приемника при создании вида бюджета для получения плановых данных.

Правила расчетов связанных остатков и оборотов

В правиле хранятся настройки заполнения одних статей бюджетов по данным других статей и целевых показателей бюджетов, такие как:

Источник,

Приемник,

Отбор по источнику данных,

Коэффициент пересчета,

Смещение периода,

Профиль распределения,

Заполнение аналитик приемника.

Исходные статьи и показатели

Правила расчета связанных остатков и оборотов бюджетов, в которых данный показатель является приемником. При этом источником могут быть статьи или целевые показатели бюджетов.

Источник

Статья бюджета или целевой показатель бюджета, на основании которого производится заполнение другого показателя или статьи.

Приемник

Статья бюджета бюджета, который заполняется в соответствии с заданными настройками правила.

Отбор по источнику данных

Возможность установить отбор по доступным измерениям и аналитикам источника.

Коэффициент пересчета

Это коэффициент, на который изменяется конечное значение по сравнению с исходным значением. Конечное значение приемника = значение источника * Коэффициент пересчета.

Смещение периода

Возможность сместить период получения данных источника относительно периода группировки при расчете суммы приемника.

Профиль распределения

По периодам - это нефинансовый показатель, значения которого формируют базу распределения суммы источника при расчете суммы приемника по периодам.

Заполнение аналитик приемника

Определяются правила заполнения аналитики приемника по данным аналитикам источника.

Граница фактических данных

Характеристика операнда формулы в видах бюджетов, определяющая начало или конец периода получения фактических данных. Определяется пользователем в момент планирования или анализа бюджетной информации.

Используется для прогнозирования. Например, для расчета прогноза продаж относительно фактических продаж в середине отчетного периода.

Экземпляр бюджета

Документ, предназначенный для планирования и корректировок плановых данных по видам бюджетов в разрезе сценария, а также по организации и подразделению, если они были задействованы на этапе формирования модели бюджетирования. Перечень экземпляров бюджетов располагается в списке Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Экземпляры бюджетов.

Сформировать на основании вида бюджета документ Экземпляр бюджета можно, если при формировании вида бюджета был предварительно установлен флаг Ввод плановых данных.

Бюджетный отчет

Отчетная форма бюджета, часть системы управления предприятием. Предназначен для анализа планов и фактов финансово-хозяйственной деятельности с целью принятия управленческих решений. Бюджетный отчет по настроенному в бюджетной модели виду бюджета формируется по периоду, сценарию, организациям и подразделениям.

Бюджетная задача

Поручение внутри бюджетного процесса ответственному исполнителю. Например, ввести, проверить, утвердить бюджет. Бюджетная задача необходима для реализации регламента бюджетирования на предприятии.

Бюджетный процесс

Совокупность организационных и технических мероприятий, позволяющих обеспечить бюджетирование на предприятии.

Последовательность взаимозависимых действий по регламенту взаимодействия участников бюджетирования. Действия, которые могут выполняться последовательно или параллельно, направлены на оперативное заполнение плановыми данными, согласование и контроль исполнения бюджетов в рамках выбранной модели бюджетирования. Регламент бюджетного процесса состоит из отдельных этапов. Этап определяет действия ответственного исполнителя и срок исполнения. Непосредственное выполнение этапов бюджетного процесса осуществляется при помощи бюджетных задач внутри этапа.

Бюджетный процесс в компании начинается заблаговременно относительно начала планируемого периода, чтобы к началу нового периода все планы на него были сверстаны, проанализированы и утверждены.

Монитор бюджетных процессов

Рабочее место, представляющее собой набор отчетов, отображающих текущее состояние этапов бюджетного процесса и прогноз их выполнения в виде диаграммы Ганта.

Контроль лимитов расхода денежных средств

Процесс контролирования расхода денежных средств предприятия путем отслеживания непревышения заданных лимитов денежных средств в разрезе требуемой аналитики, например статей ДДС по ЦФО (подразделению).

Лимиты расхода денежных средств

Определенные суммы, которые можно тратить в пределах установленных лимитов в отчетном периоде. Используются для контроля лимитов ДС в заявках на расход ДС.

Информационный лимит

Тип правила лимитирования расходования денежных средств, предполагающий информирование о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокирующий ее проведение.

Разрешающий лимит

Разновидность правила лимитирования денежных средств, предполагающая разрешение на проведение заявок на расходование ДС, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам. Если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано.

Фактические данные

Отраженные в системе факты хозяйственных операций. Используются в бюджетировании и планировании запасов для формирования планов на основе учетных данных прошедших периодов и план-фактных отчетов. Фактические данные транслируются через одноименный предопределенный сценарий бюджетирования. Правила выборки данных определяются настройками правил получения фактических данных для бюджетных статей и показателей.