Дата публикации 02.12.2024

Использован релиз 11.5.18

Предприятие может произвести оплату поставщику наличными или путем перевода денежных средств на его расчетный счет (безналичная оплата). Оплата наличными производится с помощью документа Расходный кассовый ордер.

Безналичная оплата (перевод денежных средств на расчетный счет поставщика) фиксируется документом Списание безналичных денежных средств.

Документы могут быть оформлены на основании ранее оформленных документов Приобретение товаров и услуг. Перевод денежных средств на расчетный счет поставщика оформляется в два этапа: оформление и печать платежного документа (исходящего платежного поручения) и оформление фактического перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика (после получения банковской выписки).

Такой порядок ввода документов может применяться в том случае, если на предприятии не ведется планирование поступлений и не контролируется расход денежных средств. Если на предприятии необходимо контролировать расход денежных средств, то оплата поставщику производится в соответствии с утвержденной заявкой на расходование денежных средств. Для реализации такого варианта оплаты в программе в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты должен быть установлен флажок Заявки на расходование денежных средств.

Контроль денежных средств можно осуществлять только в определенных кассах или на расчетных счетах. Предусмотрена возможность определить список тех касс и расчетных счетов, расход денежных средств из которых будет контролироваться. Это определяется в карточке конкретной кассы или расчетного счета (см. раздел «Ввод информации о собственном предприятии»).

Обычно на предприятии расход денежных средств всегда находится под строгим контролем администрации и оформление исходящих платежей происходит после предварительного согласования суммы с руководством предприятия. Поэтому будем рассматривать вариант оплаты с контролем расхода денежных средств. Для контроля расхода ДС используется документ Заявка на расходование денежных средств.

Как запланировать и согласовать с руководством расход денежных средств?

Итак, как мы уже говорили, для того чтобы использовать механизмы планирования и контроля расхода денежных средств, необходимо установить флажок Заявки на расходование денежных средств.

При этом дополнительно можно контролировать лимиты расхода денежных средств по каждой статье расхода.

Для осуществления такого контроля следует установить дополнительные флажки в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ разделов – Казначейство и взаиморасчеты.

Установка возможности планирования оплат и контроля лимита расхода денежных средств

Лимит расхода денежных средств устанавливается на месяц и детализируется до статей движения денежных средств (оплата поставщикам, выдача зарплаты, коммерческие расходы и т. д.). Список статей движения денежных средств может быть произвольно дополнен пользователем (раздел Казначейство – Статьи движения денежных средств).

Предусмотрена возможность установки лимитов расхода денежных средств по каждому подразделению и по каждой организации.

Установка лимитов расхода денежных средств

Следует отметить, что если по какой-либо статье движения денежных средств расход контролировать не надо, то ее все равно необходимо включить в табличную часть документа Лимиты расхода ДС, при этом для нее должен быть установлен вариант контроля не ограничено. Предусмотрена возможность автоматического заполнения табличной части документа всеми статьями движения по расходу денежных средств или теми лимитами расхода ДС, которые были установлены в предыдущем месяце.

Процесс согласования и утверждения заявки состоит из следующих этапов:

• Подготовка заявки инициатором платежа.
• Согласование заявок.
• Утверждение заявок (подготовка заявок к оплате).

Подготовка заявки инициатором платежа. Заявка на расходование денежных средств оформляется менеджером на основании документа поставки. Заявку на расходование денежных средств можно создать из общего журнала документов закупки или из формы документа. В общем журнале закупок можно установить отбор по типу документа (команда Настроить) и по конкретному поставщику.

Предусмотрена также возможность оформления одной заявки по нескольким документам поставки (см. «Можно ли одним платежным документом (или заявкой на расходование денежных средств) зафиксировать оплату нескольких документов поступления, заказов поставщику?») или без указания расчетного документа.

Оформление заявки на расходование денежных средств на основании документа поставки

В новой заявке на расходование денежных средств заполняются все данные из того документа, на основании которого оформляется заявка. Менеджер контролирует правильность заполнения данных в заявке, устанавливает предполагаемую дату оплаты и проводит ее. Заявка проводится в статусе Не согласована.

Оформление заявки на расходование денежных средств

К заявке менеджер может присоединить печатные копии счетов на оплату, выставленных поставщиком, документы поставки или какие-либо другие документы, которые подтверждают необходимость расхода денежных средств. Для этого используется механизм Файлы (команда на панели навигации формы). Если заявка должна быть обязательно оплачена, то менеджер может установить у нее высокий приоритет.

Согласование заявок. Список несогласованных заявок передается на согласование руководителю подразделения (казначею, финансовому директору). Для согласования заявок предусмотрено отдельное рабочее место Заявки к согласованию (раздел Казначейство). Согласовать заявки смогут только те пользователи, у которых установлено право (роль) Согласование заявок на расходование денежных средств.

Согласование заявок на расходование денежных средств

В списке можно отобрать те несогласованные заявки, по которым подходит срок оплаты. Для этого в списке нужно установить отбор по статусу Не согласована и по дате оплаты.

Также можно отдельно рассмотреть заявки, которые имеют наиболее высокий приоритет, и заявки по каждой организации.

При просмотре заявок руководитель подразделения (казначей, финансовый директор) видит в списке всю необходимую информацию о каждой заявке: сумму заявки, получателя и т. д. Не открывая списка, он может посмотреть обоснование необходимости расхода средств по заявке (присоединенные файлы). Для этого нужно нажать на пиктограмму .

Для согласования (отклонения) нескольких заявок на оплату можно выделить в списке нужные заявки и выбрать соответствующие команды:

• Согласовать заявки – если необходимо согласовать заявки на расходование денежных средств;
• Отклонить заявки – если заявки на расходование денежных средств должны быть отклонены.

Заявка проводится в статусе Согласована. При согласовании заявки происходит контроль установленного лимита расхода денежных средств. Возможность согласования заявок сверх лимита доступна всем тем пользователям, которые имеют право на согласование.

Можно организовать согласование заявки несколькими лицами.

В этом случае процесс согласования заявки можно организовать в прикладном решении «1С:Документооборот 8», используя возможности совместного использования прикладных решений по автоматизации торговых операций и прикладного решения «1С:Документооборот 8».

Утверждение заявок (подготовка заявок к оплате). Для утверждения заявок у пользователя должна быть определена дополнительная роль Утверждение к оплате заявок на расходование денежных средств. В программе эта роль установлена для профиля доступа Казначей.

Информация о согласованных заявках попадает в платежный календарь (раздел Казначейство). Для работы с заявками в платежном календаре должен быть установлен вид «Заявки – Календарь».

Анализ согласованных платежей по заявкам

Финансист анализирует возможность оплаты заявок в указанный день наличными или перечислением денежных средств с расчетного счета. Список счетов и касс с указанием доступных остатков на каждый день планирования расхода денежных средств представлен в правой части платежного календаря.

Предусмотрена возможность автоматического распределения по счетам сразу нескольких заявок. Для этого необходимо выделить нераспределенные заявки в списке и выполнить команду К оплате.

Автоматическое распределение по счетам нескольких заявок

Будет произведено распределение планируемых платежей по расчетным счетам и кассам. Будут учитываться вид оплаты (наличная или безналичная), расчетный счет, касса, валюта, указанные в заявке, а также доступный остаток по расчетному счету (кассе).

Результат распределения по счетам нескольких заявок

При этом может возникнуть такая ситуация, когда денежные средства по одной заявке будут распределены по нескольким расчетным счетам (кассам).

Распределение по нескольким счетам и кассам в соответствии с остатками денежных средств в кассах и на расчетных счетах

В случае успешного распределения денежных средств для заявки устанавливается статус К оплате.

Распределение заявок может производиться и вручную. Для этого достаточно в платежном календаре установить курсор на нужную заявку, в правой части выделить расчетный счет и выполнить команду К оплате.

Если денежных средств на оплату всех планируемых расходов не хватает, то непосредственно из календаря можно оформить распоряжение на перемещение ДС (из другой кассы, с другого расчетного счета).

Оформление распоряжений на планируемые поступления денежных средств

После утверждения заявки (установки статуса К оплате) можно оформлять платежный документ на расходование денежных средств. В зависимости от указанных вариантов распределения (касса, расчетный счет) заявка может быть оплачена наличными или переводом денежных средств на расчетный счет (безналичными).

В случае наличных платежей оформляется документ Расходный кассовый ордер. Заявка на расходование денежных средств, в которой указан вид оплаты – наличные, будет показана на закладке К оплате в списке расходных кассовых ордеров. Для фиксации оплаты достаточно нажать на кнопку . Информация в расходном кассовом ордере будет оформлена в соответствии с данными утвержденной заявки.

Оформление наличной оплаты по заявке

Перечисление денежных средств с расчетного счета оформляется в два этапа:

1. Оформляется и печатается платежное поручение. Платежное поручение передается в банк.
2. Регистрируется фактическое списание денежных средств с расчетного счета при получении выписки из банка о движении средств по расчетному счету.

Платежные поручения могут быть созданы непосредственно из платежного календаря (Сформировать списания ДС).

Оформление платежных поручений из платежного календаря

Будет открыт помощник формирования платежных поручений, используя который, можно сформировать платежные поручения.

После формирования платежных поручений можно произвести автоматическую выгрузку документов в банк с использованием прикладных программ «Клиент-банк» и Direct Bank.

Как оформить и распечатать платежный документ?

В прикладных решениях можно оформить любой вид платежного документа: Платежное поручение исходящее, Аккредитив переданный, Инкассовое поручение переданное и т. д. Для регистрации всех этих видов документов в программе используется один документ – Списание безналичных денежных средств.

Какой именно вид платежного документа оформляется для передачи в банк, определяется установкой соответствующего типа в документе Списание безналичных денежных средств.

Выбор типа платежного документа

При формировании документов из платежного календаря для них автоматически устанавливается тип документа – Платежное поручение.

В предыдущем вопросе мы рассказали о том, как создать платежные поручения, используя рабочее место Платежный календарь. Для создания платежных документов на основании утвержденных заявок можно также использовать рабочее место Безналичные платежи (раздел Казначейство).

Перечень тех заявок на оплату, по которым необходимо оформить платежные поручения, отображается на странице К оплате списка документов Безналичные платежи.

Если планирование денежных средств не используется (снят флажок Заявки на расходование денежных средств в настройках), то в этом списке будут отображаться все те документы, по которым необходимо оформить расход денежных средств: Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг и т. д.

Если взаиморасчеты с поставщиком ведутся в целом по договору (без детализации по заказам или накладным), то в списке будет отображаться сумма задолженности поставщику по договору.

Список договоров и документов, по которым есть задолженность (при отключенном планировании ДС)

Если на предприятии используется планирование денежных средств, то в этом списке будут отображаться только утвержденные заявки на расходование денежных средств (заявки со статусом К оплате).

Список утвержденных заявок (планирование ДС используется)

Для оформления платежного документа на списание безналичных денежных средств нужно нажать кнопку Оплатить. Будет сформирован документ Списание безналичных ДС. Информация в документе будет заполнена в соответствии с утвержденной заявкой на расходование денежных средств. В табличной части документа будет заполнен тот объект расчетов (Договор с поставщиком, Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг), который был указан в заявке на расходование денежных средств. Предусмотрена возможность оформления одного документа оплата по нескольким заявкам. Для этого необходимо выделить в списке заявки и выполнить команду Оплатить.

Оформление списания безналичных ДС по заявке

После проведения документа автоматически заполняются сумма и валюта взаиморасчетов. Валюта взаиморасчетов определяется той валютой взаиморасчетов, которая была определена в объекте расчетов, указанном в платежном документе. В нашем случае объектом расчетов является документ поступления, в нем указана валюта взаиморасчетов «рубль», поэтому сумма взаиморасчетов будет также зафиксирована в рублях.

Платежный документ печатается и передается в банк. Для правильного оформления платежного поручения нужно внимательно проверить и при необходимости откорректировать все реквизиты, которые представлены в поле Назначение платежа. Для автоматического заполнения назначения платежа используется команда Заполнить. С помощью этой команды можно заполнить список тех документов, по которым надо зарегистрировать оплату (указанных в табличной части документа в качестве объекта расчетов).

Как зарегистрировать факт перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика?

После получения банковской выписки с отметкой о перечислении денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика в платежном поручении устанавливается флажок Проведено банком.

Отметка о прохождении платежа по расчетному счету

Предусмотрена возможность установки групповой отметки проведения банком выделенных списке платежей.

Отметка о проведении банком нескольких платежей (регистрация банковской выписки)

В момент получения банковской выписки бухгалтер должен выполнить следующие действия:

1. В списке Безналичные платежи установить банковский счет и период, которые указаны для платежей в банковской выписке.
2. Нажать кнопку Не проведенные банком. В списке останутся только те платежи, в которых не установлена отметка проведения банком.
3. Используя кнопки Поступление и Списание, зарегистрировать те платежи, которые надо отразить в банковской выписке.
4. Выделить список всех платежей и нажать на кнопку Проведено банком.
5. В появившемся диалоговом окне установить дату проведения платежей банком и нажать кнопку ОК.

Для всех отмеченных платежей будет установлен флажок Проведено банком. Для сверки платежей с полученной выпиской банка используется отчет Сверка выписок, который вызывается гиперссылкой из списка.

Следует отметить, что в прикладных решениях предусмотрена возможность автоматической регистрации платежей с помощью систем обмена с банками типа «Клиент-банк» или с использованием технологии прямого обмена с банками (Direct Bank). Выгрузка платежных документов в банк и загрузка банковской выписки производятся непосредственно из рабочего места Безналичные платежи.

Предусмотрена также смешанная оплата. То есть часть суммы может быть оплачена наличными, а часть – путем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика. При этом на основании заявки на расходование денежных средств (или документа поступления) оформляются два документа: Расходный кассовый ордер и Списание безналичных денежных средств.

Информацию об оплате поставщику можно получить в отчете Карточка расчетов с поставщиками. Отчет вызывается из карточки поставщика.

Анализ расчетов с поставщиками

Как оформить оплату поставщику в валюте путем перевода денежных средств на валютный расчетный счет?

Оформление такой операции имеет смысл только в том случае, если производятся расчеты с иностранным поставщиком. Валюта, в которой проводятся расчеты, определяется в договоре с поставщиком. Также в договоре определяется вариант оплаты: в рублях или в валюте.

Указание валюты и порядка оплаты при работе с иностранным поставщиком

При расчетах по валютным договорам может использоваться фиксированный курс пересчета (установленный в договоре) или переменный курс, который будет соответствовать курсу, загруженному в справочнике Валюты на дату проведения документа, оформленного в рамках договора.

Если договоры не используются, то валюта взаиморасчетов и вариант оплаты определяются в соглашении. Если учет ведется без указания договоров и соглашений, то валюта взаиморасчетов и вариант оплаты определяются в заказе поставщика или в документе поступления, если заказ поставщику не оформляется.

Денежные средства должны быть переведены с валютного счета предприятия на валютный счет поставщика.

Эта операция оформляется с помощью документа Списание безналичных ДС с последующей регистрацией оплаты (установка флажка Проведено банком) после регистрации банковской выписки. В документе выбирается расчетный счет. В нем должна быть указана та валюта, в которой необходимо перевести денежные средства на расчетный счет поставщика. Валюта расчетного счета может не совпадать с той валютой, в которой оформлены документы с поставщиком (договор поставщика, заказ поставщику, документ поставки).

Например, взаиморасчеты с поставщиком ведутся в евро, а денежные средства переводятся в долларах. После оформления таких операций необходимо оформить переоценку валютных средств. Документ переоценки создается автоматически при выполнении обработки Закрытие месяца (раздел Финансовый результат и контроллинг). Прикладное решение определяет, нужно ли выполнять переоценку, автоматически переоценивает расчеты с поставщиками, вычисляет курсовую разницу и относит ее на прочие доходы (или расходы).