Дата публикации 27.02.2025

Организации и предприниматели, которые производят расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях¹, указанных в специальном перечне (утверждает орган государственной власти субъекта РФ и размещает на сайте), могут не применять онлайн-кассу и не пробивать чек, если выдают покупателю (клиенту) по его требованию подтверждающий расчет документ (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22.005.2003 № 54-ФЗ).

Такой документ должен содержать:

• наименование документа и его порядковый номер;
• дату, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя (при наличии);
• ИНН пользователя;
• применяемую при расчете систему налогообложения;
• признак расчета;
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цену за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, ставку НДС (если применимо);
• сумму расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС (если применимо);
• форму расчета (наличными и (или) безналичными) и сумму оплаты;
• должность и фамилию лица, осуществившего расчет;
• подпись лица, выдавшего документ.

Вне зависимости от того, как платит покупатель (наличными, платежной картой или производит смешанную оплату, т.е. часть покупки оплачивает наличными, другую часть платежной картой), уполномоченное лицо организации (предприниматель):

• заполняет документ;
• собственноручно подписывает документ;
• выдает документ покупателю (клиенту).

Документ можно выполнить на бумажном носителе рукописным и (или) иным способом (типографским, с использованием персонального компьютера и др.). Заполнять его следует четким и разборчивым почерком на русском языке (помарки, подчистки и исправления не допускаются). Также при заполнении нужно оформить одну копию (или более) либо документ должен иметь отрывные части. Копии документов либо отрывные части хранятся не менее 5 лет (п. 2-4, 7, 11 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.2017 № 296).

Учитывать документы необходимо в журнале учета по их порядковому номеру и дате расчета. Листы такого журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем организации (предпринимателем), а также заверены печатью (при наличии) (п. 5 Правил).

Если документ испорчен или неправильно заполнен, его следует перечеркнуть и приложить к журналу учета за тот день, в котором он заполнялся (п. 8 Правил).

С работником, которому поручается выдача, учет и хранение документов, а также осуществление расчетов с покупателями (клиентами), необходимо заключить договор о полной материальной ответственности (п. 9 Правил).

Если подтверждающий расчет документ сформирован, но по требованию покупателя не выдан, это является нарушением по ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ (письмо ФНС России от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@, см. здесь).

Важно! Организации и предприниматели, которые используют для расчетов автоматическое устройство для расчетов², а также осуществляют торговлю подакцизными товарами, не могут вместо кассового чека выдавать документ, подтверждающий расчет (п. 8 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Поэтому они должны применять онлайн-кассу.

 

¹ за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселков городского типа

² автоматическое устройство для расчетов - устройство для осуществления расчета с покупателем (клиентом) в автоматическом режиме без участия уполномоченного лица организации или индивидуального предпринимателя (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ). К таким устройствам относятся терминалы (валидаторы) (письмо Минфина России от 03.08.2018 № 03-01-15/55032)